Tegenwoordig spreken we binnen bedrijven vaak van een 'open cultuur', ook bij RealConnections omarmen we die gedachte. Voor het delen van agenda's zijn er standaard instellingen die binnen (de beheeromgeving van) Office 365 ingesteld kunnen worden. Bijvoorbeeld om het proces van het delen van agenda's makkelijker te maken, in plaats van dit per persoon apart in te stellen.
Ook is het mogelijk om agenda informatie automatisch te delen met andere gekoppelde omgevingen.
Agenda's delen met andere bedrijven
Deze stappen kun je alleen uitvoeren als je beheerder in jouw Office 365 omgeving bent.
Voordat je aan de slag gaat is het goed om al een antwoord op deze vragen te hebben:
- Vraag 1: Wil ik alle informatie van afspraken delen of alleen tijdstippen dat er afspraken zijn?
- Vraag 2: Wil ik deze informatie met een hele organisatie delen, of alleen met een bepaald team?
Als je het antwoord op bovenstaande vragen hebt, dan kun je aan de slag!
- Log in in als beheerder in het Exchange beheercentrum, dat is de snelste manier. Eventueel kun je ook naar de Office 365 beheerportal, klik vervolgens linksonder op Beheercentrums > Exchange, er opent dan een nieuwe tab in de browser.
- Klik vervolgens in het menu aan de linkerkant op Organisatie.
- Klik vervolgens op het + teken onder het kopje Delen tussen organisaties om een nieuwe policy toe te voegen. Er opent dan een nieuw venster.
- Vul hier de naam van de relatie waarmee je wilt delen in.
- Vul het domein (meestal het gedeelte achter de @ bij een e-mailadres) in waar je mee wilt delen.
- Vink vervolgens Agendabeschikbaarheidsinfo delen inschakelen aan.
Vergeet niet Agendabeschikbaarheidsinfo te onthouden voor gegarandeerde winst bij je volgende potje Scrabble. - Selecteer vervolgens de opties die bij de antwoorden van vraag 1 en vraag 2 hierboven horen. Indien je de agenda met een team wilt delen, dan moet dat een beveiligingsgroep zijn binnen Office 365.
- Klik op Opslaan rechtsonder. Wacht even totdat het scherm vanzelf verdwijnt. Je keert dan terug naar het overzicht waar de zojuist toegevoegde policy voor agenda delen tussen staat.
Je kunt op deze manier dus verschillende soorten combinaties maken, ook binnen dezelfde organisatie, dat kun je doen door bovenstaand stappenplan te herhalen met verschillende instellingen.
Agenda's delen binnen ons eigen bedrijf toevoegen
Dat is relatief simpel. Volg het stappenplan van het voorgaande kopje, alleen bij punt 5 vul je je domeinnaam in.
Agenda's delen verwijderen
Wil je voor een bepaald domein agenda's niet meer delen, selecteer dan de betreffende regel en klik op het - teken om te verwijderen.
Hoe lang duurt het voordat de agenda en afspraak gegevens gedeeld worden
Normaal gesproken is dit binnen enkele minuten actief. Mocht dit bij jou niet het geval zijn, neem dan even contact met ons op.