Gedeelde Postvak do's and dont's

Microsoft biedt 3 type postvakken aan.

Gebruikers postvak, Ruimte postvak en een Gedeelde postvak. In dit artikel beschrijven we de do's and don't van het type Gedeelde postvak.

Het gedeelde Postvak leent zich bij uitstek voor een afdeling waar meerdere personen de email afhandelen. Denk hierbij aan een sales of administratie-afdeling. Een gedeeld postvak is te benaderen via de Windows Outlook Client en de Outlook Web App(browser). Op de mobiele toestellen wordt dit op dit moment nog niet ondersteunt. Via de Outlook Client op de Mac, is het postvak wel te openen, echter niet de submappen, enkel het Postvak IN. In Outlook via de Windows Client komt het gedeelde postvak direct beschikbaar nadat de gebruiker er rechten toe heeft gekregen.

De Office365 Exchange beheerder kan in het Exchange Admin Center van Office365, een gedeeld postvak aanmaken en instellen welke gebruikers mail mogen versturen namens het gedeelde postvak. 

Hoe open ik een gedeeld postvak in OWA?

Er zijn twee manieren om een gedeeld postvak te openen met Outlook Web App. Het is een goed idee om beide methoden uit te proberen om te kijken wat voor jou het beste werkt.

Het gedeelde postvak toevoegen zodat het wordt weergegeven onder je primaire postvak in Outlook Web App

Deze methode wordt aanbevolen als je e-mail in je primaire postvak en het gedeelde postvak tegelijkertijd wilt controleren*. Als je deze taak hebt voltooid, worden telkens als je Outlook Web App opent het gedeelde postvak en de bijbehorende mappen in het linker navigatievenster weergegeven.

  1. Meld je aan bij je account in Outlook Web App:

  2. Klik in het linker navigatievenster met de rechtermuisknop op je primaire postvak en kies Gedeelde map toevoegen.

  3. Typ in het dialoogvenster Gedeelde map toevoegen de naam of het e-mailadres van het gedeelde postvak en klik opToevoegen.

Het gedeelde postvak wordt weergegeven in de mappenlijst in Outlook Web App. Je kunt de mappen in het gedeelde postvak uitvouwen of samenvouwen, net zoals je dat gewend bent met je primaire postvak. Je kunt het gedeelde postvak ook verwijderen uit de mappenlijst. Als je het wilt verwijderen, klik je met de rechtermuisknop op het gedeelde postvak en vervolgens op Verwijderen.

Je zult het VAN veld moeten toevoegen aan het Nieuwe-bericht venster.

*Wanneer je een mail wil versturen vanuit het gedeelde postvak zal het verzonden bericht in de verzonden items terecht komen van de primaire mailbox, niet in die van het gedeelde postvak. Dit kan de Office 365 beheerder aanpassen in het Office365 portal van de klant (niet via het partner portal) (Admin center, Groups, Shared Mailboxes, selecteer de mailbox, klik naast Verzonden items op 'edit', zorg dat het 'schuifje' op aan staat:

 

Het gedeelde postvak openen in een eigen browservenster

Het is raadzaam deze methode te gebruiken als u de e-mail in het gedeelde postvak wilt lezen en beheren in het bijbehorende browservenster.

  1. Meld u aan bij je account in Outlook Web App:

  2. Klik op de Outlook Web App-navigatiebalk op je naam. Er wordt een lijst weergegeven.

  3. Klik op Ander postvak openen.

  4. Typ het e-mailadres van het andere postvak dat u wilt openen. Er wordt nog een sessie van Outlook Web App geopend in een afzonderlijk venster, waarin u toegang hebt tot het andere postvak.

Email die verstuurt wordt, komt netjes in de verzonden items van het gedeelde postvak terecht.

 

Het gedeelde postvak in Outlook (Windows client)

Ook in het geval je gebruik maakt van de Windows Outlook client, ontstaat het euvel dat de verzonden items in de primaire mailbox terecht komen ipv de verzonden items van het gedeelde postvak. Dit is op te lossen door een REGISTRY aanpassing op de Windows pc uit te voeren. Hieronder staat beschreven hoe dit in zijn werk gaat. Deze actie zal dus op elke pc uitgevoerd moeten worden die gebruik maken van een shared mailbox in Outlook.

  1. Klik op Start, klik op uitvoeren, typ regedit en klik vervolgens op OK.
  2. Zoek en klik op de volgende registersubsleutel:

    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences
    Opmerking Het x.0 een tijdelijke aanduiding voor uw versie van Office (16,0 = 2016 Office, 15,0 inch = 2013 Office 14.0 = Office 2010).
  3. Wijs Nieuw aan in het menu bewerken en klik vervolgens op DWORD-waarde
  4. Typ DelegateSentItemsStyle en druk op Enter.
  5. Klik met de rechtermuisknop op DelegateSentItemsStyle en klik vervolgens op wijzigen.
  6. Typ 1 in het vak Waardegegevens en klik op OK.
  7. Sluit Register-editor.