To Onedrive for Business or not

Onedrive voor bedrijven is de opvolger van de welbekende Mijn Documenten map. In de on-premise wereld kon je de map Mijn Documenten koppelen aan een server, zodat de map zowel online(wanneer de laptop op kantoor was) als offline, wanneer je de laptop thuis gebruikte. 

Microsoft had de map Mijn Documenten omgedoopt naar Skypdrive Pro voor zakelijke gebruiker en Skydrive voor particulieren. De naam Skypdrive bleek echter goed gejat dan goed bedacht. Na een rechtzaak was Microsoft genoodzaakt de naam te wijzigen. Onedrive voor Bedrijven en Onedrive werd de nieuwe naam. 

Na een wirwar van versies en updates is er nu eindelijk een versie die zich (bijna) kan meten met andere map-sync-oplossing als Dropbox en Box.

Echter is de vraag waarvoor Onedrive voor bedrijven eigenlijk te gebruiken in een team? Onedrive heeft als doel om een opslaglocatie te bieden voor de persoon die het gebruikt. Snel bestanden vanuit de online Office apps opslaan, of Onenote notities, één plek, bereikbaar via browser en app. Afhankelijk van het type werk dat je doet verschilt het type en hoeveelheid bestanden die je aanmaakt. Nagenoeg zal al je werk gedeeld moeten worden met 1 of meerdere mensen. Dat kun je vanuit Onedrive doen, maar stel je gaat uit dienst, wat gebeurt en dan met je files? Onedrive denkt vanuit de persoon, niet vanuit het team. Wat te doen?

Microsoft beidt vanuit Office365, SharePoint Online aan. Hier kun je als team op een documentmap werken. Problem solved. Ja en nee. Een centrale opslaglocatie om als team bestanden op te slaan.  SharePoint Online heeft meer te bieden dan enkel het opslaan van bestanden. SharePoint sites kunnen, documentmappen bevatten, agenda'a, takenlijsten, eigenlijk is alles te realiseren. Het veelgehoorde probleem wat eindgebruikers ervaren met SharePoint Online is: ik wil gewoon via m'n verkenner venster bij m'n bestanden kunnen. Simpel toch? Nou, dat blijkt toch minder goed te werken dan gehoopt. Ja het kan. Echter zul je frequent opnieuw moeten inloggen in de browser om de connectie te herstellen. In plaats van dat Microsoft je vriendelijk verteld in een melding: Beste Office365 gebruiker, we willen even checken of je bent wie je zegt dat je bent. Open Internet Explorer log opnieuw in, open een SharePoint online site, klik op een documentbibliotheek, klik op het lint Bibliotheek, zoek het icoontje genaamd 'Openen in Windows Verkenner' en  je koppelingen zijn hersteld! Tot de volgende keer, je zult dit kunstje vaker moeten doen. Krijg je een foutmelding over Dav@SSL. Niemand die er iets van begrijpt, laat staan het zelf snel kan oplossen. Tevens mis je een tal van informatie die wel in de browser getoond wordt, maar niet in de verkenner, zoals, wie heeft het bestand gemaakt, met wie is het bestand gedeeld. En een SharePoint bibliotheek synchroniseren misschien? Zeker dat kan. Werkt dat fijn? Neen. Voor kleine teams en kleine documentbibliotheken kan het zeker een oplossing zijn. Echter als je met 10 man doorlopend 8GB aan data in sync wil houden, sterkte. De laatste versie van de Onedrive voor Bedrijven app, kan wel overweg met SharePoint documentbibliotheken, maar het levert vaak nog steeds sync-problemen op.

Oplossing? Werk 100% in de webbrowser. Maar hoe kom ik dan bij m'n bestanden? Antwoord: via de browser. Maar ik heb wel een Word en Excel Client nodig omdat de browserversies helaas nog niet alle functies bevatten. Geen probleem. Wanneer je ingelogd bent in je Office pakket met je Office365 gebruikersaccount, krijg je via alle Office apps, alle gedeelde locaties direct vanuit de app tot je beschikking.

Maar het is een hele omschakeling voor de eindgebruikers. Ja, dat klopt. Maar we zijn toch ook overgestapt van een telefoon met toetsen naar een smartphone? Alle grote SAAS fabrikanten zijn Cloud-first. Nieuwe functionaliteiten worden eerst in de cloud beschikbaar. Ze kunnen, door deze manier van aanbieden, eindgebruikers sneller op hetzelfde platform krijgen.