Microsoft Outlook applicatie | (Eerste Hulp bij Ongemak)

Soms werkt de Microsoft Outlook applicatie niet (goed) meer. Voorbeelden van problemen/issues zijn vaak:

• Outlook loopt vast (not responding)
• Het duurt heel lang voordat de gedeelde e-mailbox wordt geladen
• Wijzigingen in categorieën of e-mailberichten worden niet opgeslagen
• Zoekfunctie werkt niet (goed)
• E-mailberichten blijven in Postvak UIT hangen

In deze handleiding kunnen gebruikers vast een aantal stappen doorlopen en/of uitvoeren om te zorgen dat Outlook weer gaat werken zoals gewend.

In dit artikel

• Outlook cache legen (klassieke versie)
• Outlook resetten (nieuwe versie)
• Handmatig toegevoegde gedeelde e-mailbox weghalen (klassieke versie)
• Compabiliteit gebruikersinterface (klassieke versie)
• Zoekfunctie opnieuw indexeren (klassieke versie)
• Office versie up-to-date
• Windows updates
• Gebruik maken van Outlook voor Windows (nieuwe versie)
• Gedeelde e-mailboxen in nieuwe versie Outlook voor Windows
• Gedeelde e-mailboxen toevoegen in Outlook for macOS
• Afsluiting

Outlook cache legen (klassieke versie)

• Zorg ervoor dat Outlook voor Windows (klassieke versie) volledig is gesloten.
  
  
• Open een (nieuw) venster in Windows Verkenner. Typ vervolgens het volgende in de adresbalk. (Zorg ervoor dat je de naam van Administrator veranderd in jouw gebruikersnaam)

  C:\Users\Administrator\AppData\Local\Microsoft\Outlook

• Selecteer vervolgens alle bestanden met het type Outlook Data File.
  (Zorg ervoor dat alle Office programma's (Word, Excel, PowerPoint, Outlook zijn afgesloten)
  
  
  
• Verwijder vervolgens àlle Outlook bestanden. Permanent verwijderen kan door SHIFT + DEL te typen op het toetsenbord.
  
  
  
• Als alle Outlook bestanden correct zijn verwijderd, dan ziet de Outlook cache map er ongeveer zo uit, zonder Outlook gegevens bestanden.
  
  
  
• Start vervolgens Outlook opnieuw. Let op! Het e-mailprofiel (inclusief gedeelde e-mailboxen) wordt opnieuw ingeladen. Het kan dus even duren voordat Outlook volledig is bijgewerkt.
  
  
  

Outlook resetten (nieuwe versie)

• Open het startmenu in Windows. Zoek vervolgens naar Outlook (new)
  
  
  
• Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de app Outlook (new). Klik op App-instellingen.
  
  
  
• Vervolgens worden de app-instellingen van Outlook (new) geopend. Scroll iets naar beneden naar het gedeelte van het opnieuw instellen van deze app.
  
  
  
• Voor het opnieuw instellen van deze app zijn twee opties. Herstellen met behoud van gegevens en opnieuw instellen. Deze laatste optie zorgt ervoor dat de gegevens worden gewist, Outlook kan vervolgens opnieuw worden ingesteld. Kies nu een van deze opties.
  
  
  
• De app wordt vervolgens opnieuw ingesteld
  
  
  
• Start vervolgens Outlook (new) weer op. De app biedt aan met welk account (e-mailadres) de gebruiker aangemeld dient te worden in Outlook. Indien het e-mailadres klopt, klik dan op Doorgaan.
  
  
  
• Het e-mailadres is toegevoegd en Outlook wordt ingesteld. Dit kan enkele minuten duren, wacht tot het volgende scherm.
  
  
  
• Vervolgens zul je een scherm als onderstaand zien. De account (inclusief gedeelde e-mailboxen) worden nu weer ingesteld voor de gebruiker.
  
  
  
• Uiteindelijke wordt Outlook (new) geopend en wordt de inbox van het primaire e-mailadres getoond. De gebruiker kan nu weer gebruik maken van zijn/haar e-mail. Instellingen worden overgenomen van wat er eerder of online in de browser is ingesteld. Oftewel, deze blijven bewaard.
  
  
  

Handmatig toegevoegde gedeelde e-mailbox(en) weghalen (klassieke versie)

Omdat gedeelde e-mailboxen automatisch zichtbaar worden als een gebruiker is gedelegeerd/gemachtigd, hoeft deze e-mailbox niet meer apart/handmatig te worden toegevoegd te worden.

Als dezelfde gedeelde e-mailboxen zowel handmatig als automatisch zijn toegevoegd, kan dit tot issues leiden. In deze stappen worden de handmatig toegevoegde gedeelde e-mailbox uit Outlook weggehaald (en wordt dus alleen de automatisch toegevoegde versie van de gedeelde e-mailboxen gebruikt).

• Open Outlook voor Windows (klassieke versie) en klik link bovenin op Bestand of File.
  
  
  
• Klik in het optie scherm op Accountinstellingen.
  
  
  
• Er worden een aantal opties uitgevouwen. Kies voor de bovenste > Accountinstellingen.
  
  
  
• Zodra de accountinstellingen zijn geopend, klik dan op Wijzigen.
  
  
  
• Klik vervolgens op Meer instellingen.
  
  
  
• Klik op het tabblad Geavanceerd. Indien (net zoals in het voorbeeld) een gedeelde e-mailbox is toegevoegd, selecteer de gedeelde e-mailbox en klik op Verwijderen.
  
  
  
• Klik op Ja of Yes om verder te gaan met het weghalen van de handmatig toegevoegde gedeelde e-mailbox.
  
  
  
• Als de gedeelde e-mailbox correct is weggehaald, zou het scherm eruit moeten zien zoals hieronder. Klik nu op Toepassen.
  
  
  
• De wijzigingen worden pas doorgevoerd als Outlook opnieuw is gestart. Klik op OK.
  
  
  
• Het eerste scherm van accountinstellingen verschijnt wederom. Klik nu op Volgende.
  
  
  
• Outlook is bijgewerkt, maar moet dus opnieuw worden gestart. Klik op Gereed en sluit Outlook helemaal af. Herstart Outlook vervolgens opnieuw.
  
  
  

Compatibiliteit gebruikersinterface (klassieke versie)

Als er veel met twee of meerdere schermen wordt gewerkt, kunnen de issues (ja, het klinkt gek, maar toch) ook worden veroorzaakt door de compatibiliteit van de gebruikersinterface. Aan de hand van onderstaande stappen kan deze worden aangepast.

• Open Outlook voor Windows (klassieke versie) en klik link bovenin op Bestand of File.
  
  
  
• Klik in het linker keuzemenu op Opties.
  
  
  
• Selecteer Optimaliseren voor compatibiliteit (toepassing moet opnieuw worden gestart). Klik vervolgens op OK.
  
  
  
• De opties van Outlook zijn bijgewerkt, maar moet dus nog opnieuw worden gestart. Herstart Outlook nu vervolgens opnieuw.
  
  

Zoekfunctie opnieuw indexeren (klassieke versie)

Veel gebruiker van Outlook (klassieke versie) maken gebruik van de zoekfunctie. De zoekfunctie geeft de gebruiker de mogelijkheid om via kenmerken zoals onderwerp of afzender e-mailberichten te zoeken. Zoeken in Outlook (klassieke versie) kan gedaan worden op huidige map, submappen, huidig postvak, alle postvakken en alle Outlook items. De e-mailberichten in de postvakken (inclusief gedeelde e-mailboxen) worden geïndexeerd. Hiermee bedoelen we dat bepaalde data (zoals onderwerp, afzender, tijd & datum) in Outlook geladen worden, zodat het zoeken makkelijker en sneller resultaten laadt.

Soms lukt het zoeken in Outlook (klassieke versie) niet goed. Dit kan verschillende oorzaken hebben; bv. gegevensbestand wat niet goed laadt, of de indexering van de e-mailberichten die niet goed meer werkt. Een oplossing kan dan zijn het zoeken in Outlook (klassieke versie) opnieuw te indexeren. In de stappen hieronder staat beschreven hoe het indexeren opnieuw kan worden gestart.

• Start Outlook op en klik in het tabblad op Bestand.
  
  
  
• Klik vervolgens in het linker keuzemenu op Opties.
  
• Klik nu (wederom in het linker keuzemenu) op Zoeken en vervolgens op Opties voor indexeren.
  
• Klik in het scherm wat geopend wordt op Geavanceerd. Let op! Voor deze optie zijn beheerdersrechten nodig!
  
  
  
• Er opent zich wederom een (nieuw) scherm. Klik op Opnieuw samenstellen.
  
  
  
• Klik op OK om het indexeren opnieuw te starten.
  
  
  
• Zodra er op OK is geklikt, wordt het indexeren opnieuw gestart. Dit proces kan even duren, afhankelijk van de grootte van de e-mailbox. Wacht totdat het indexeren voltooid is en sluit de openstaande schermen niet af!
  
  
  
• Als het indexeren is voltooid, klik dan op Sluiten. Sluit vervolgens alle openstaande (Outlook) vensters en sluit Outlook (klassieke versie) helemaal.
  
  
  
• Start Outlook (klassieke versie) en/of Windows vervolgens opnieuw op.
  
  

Office versie up-to-date

Het klinkt wellicht wat cliché, maar kijk voor de zekerheid altijd of er updates van Office 365 zijn. Dit kan aan de hand van de volgende stappen.

• Open Outlook voor Windows (klassieke versie) of een andere Office applicatie (Word, Excel of PowerPoint) en klik link bovenin op Bestand of File.
  
  
  
• Klik vervolgens op Office account.
  
  
  
• Klap de optie Bijwerkopties open. Kies nu voor Nu bijwerken.
  
  
  
• Indien er updates beschikbaar zijn, worden de Office applicaties automatisch voorzien van de laatste versie. Zijn er geen updates beschikbaar en is de laatste versie up-to-date? Sla de overige punten dan over en ga door naar de volgende stap.
  
  
  
• Het kan zijn dat er een melding naar voren komt die aangeeft dat applicaties gesloten moeten worden. Klik op Doorgaan of Continue en zorg ervoor dat alle Office applicaties (Word, Excel, PowerPoint en/of Outlook) zijn gesloten.
  
  
  
• Microsoft voorziet de Office applicatie nu van de laatste updates.
  
  
  
• Zodra het updaten klaar is, klik op Sluiten of Close. Office is nu voorzien van de laatste updates.
  

Windows updates

Het zekere voor het onzekere, we controleren ook even of Windows geen belangrijke updates beschikbaar heeft. Via onderstaande stappen wordt er gecontroleerd of Windows updates wel/niet beschikbaar heeft.

• Druk op de Windows/Start knop om het startmenu van Windows te openen.
  
  
  
• Zoek in het zoekvenster naar Instellingen of Settings. Open vervolgens de instellingen/settings van Windows.
  
  
  
• Zodra de instellingen zijn geopend, klik dan vervolgens op Windows Update, links onderin het keuze menu.
  
  
  
• Klik in het updatescherm op Check for updates of Naar updates zoeken.
  
  
  
• Windows gaat nu zoeken naar eventueel beschikbare updates.
  
  
  
• Indien er geen updates beschikbaar zijn, hoeft er verder niet te gebeuren en kan het scherm weer worden gesloten.
  
  
  
• Indien er wel updates beschikbaar zijn, worden deze vanzelf gedownload en vervolgens geïnstalleerd. Indien Windows aangeeft dat de computer herstart dient te worden, klik dan op Nu opnieuw starten.
  
  
  

Gebruik maken van Outlook voor Windows (nieuwe versie)

In onderstaande stappen staat beschreven hoe de nieuwe versie van Outlook voor Windows gebruikt kan worden naast de klassieke versie zonder de klassieke versie te vervangen.

• Klik in Windows op Start, en zoek vervolgens naar Store. De Microsoft Store app wordt meestal direct bovenaan als suggestie weergeven. Open vervolgens de Microsoft Store app
  
  
  
• In de Microsoft Store app, zoek in de zoekbalk bovenaan, naar Outlook of Outlook voor Windows en klik op enter. In de appsuggesties wordt de (nieuwe) versie van Outlook voor Windows al getoond
  
  
  
• Klik op Outlook voor Windows en klik op Get of Installeer
  
  
  
• Als de app is geïnstalleerd, klik je in Windows op Start > Alle apps en scroll je naar de apps onder de letter O. Je ziet nu dat zowel de klassieke versie als de nieuwe versie Outlook naast elkaar geïnstalleerd zijn
  
  
  
• Open de Outlook (new) app. De nieuwe versie van Outlook voor Windows wordt geopend
  
  
  
• Als je al eerder bent ingelogd met een Microsoft 365 account, wordt ditzelfde account al weergeven als suggestie. Klik op volgende of doorgaan
  
  
• De e-mailbox van de Microsoft 365 gebruiker wordt vervolgens gesynchroniseerd en uiteindelijk geopend
  
  
  

De gebruiker kan nu zowel de nieuwe als de klassieke versie van Outlook voor Windows gebruiken. Deze suggestie kan worden gegeven als een gebruiker vaak aangeeft tegen een langzame Outlook (klassieke) versie te gebruiken.

Microsoft blijft nieuwe en/of extra functies in deze versie van Outlook uitrollen, en op den duur zal deze versie de huidige (klassieke) versie in zijn geheel vervangen.

Gedeelde e-mailboxen in nieuwe versie Outlook voor Windows

In tegenstelling tot de klassieke versie van Outlook voor Windows, staan gedeelde e-mailboxen in de nieuwe versie van Outlook voor Windows net even anders ingesteld. Uiteraard worden deze nog wel automatisch toegevoegd, maar niet op de manier zoals de gebruikers wellicht gewend zijn van de klassieke versie. Hieronder staat beschreven hoe gebruikers hun gedeelde e-mailboxen in de nieuwe versie van Outlook kunnen openen en/of beheren.

• Start Outlook voor Windows (new) op en klik op Shared with me of Gedeeld met mij.
  
  
  
• Zodra je deze map hebt open gevouwen, worden hier alle gedeelde e-mailboxen getoond waartoe de gebruiker is gemachtigd.
  
  
  
• Vouw vervolgens de gedeelde e-mailbox naar keuze open.
  
  
  
• En klik vervolgens op Inbox of Postvak IN om de inkomende e-mailberichten te zien van deze gedeelde e-mailbox.
  
  
  
• Uiteraard kun je in deze nieuwe versie van Outlook ook aangeven dat je namens het gedeelde e-mailbox een e-mail wilt verzenden. Kies bij een nieuwe e-mailbericht in het Van gedeelte namens welk e-mailadres je wilt verzenden. De e-mailadressen (dus ook van de gedeelde e-mailboxen) worden automatisch weergeven.
  
  
  

Gedeelde e-mailboxen toevoegen in Outlook for macOS

In tegenstelling tot Outlook voor Windows, worden gedeelde e-mailboxen in Outlook voor macOS niet automatisch toegevoegd. Als een gebruiker toegang heeft tot een of meerdere gedeelde e-mailboxen, dient de gebruiker deze zelf nog toe te voegen. In onderstaande stappen staat beschreven hoe een gebruiker van macOS dit kan doen.

• Open Outlook voor macOS.
  
  
  
• Klik in de taakbalk op Outlook en vervolgens op Instellingen.
  
  
  
• In het instellingenscherm, klik vervolgens op Accounts
  
  
  
• Klik nu linksonder op het + teken en klik op Gedeeld postvak openen
  
  
  
• Typ nu de naam van de gedeelde e-mailbox in die je wilt toevoegen. In het geval van Monique is dat info en/of administratie. Klik vervolgens op toevoegen.
  
  
  
• De machtigingen worden gecontroleerd. Je hoeft nu niets te doen, wacht totdat dit scherm klaar is met laden.
  
  
  
• Sluit vervolgens het Accounts scherm en het instellingen scherm. Je keert dan terug naar het hoofdscherm van Outlook.
  
  
  
• De gedeelde e-mailbox is toegevoegd aan je Outlook. Je kunt deze e-mailbox uitvouwen om de verschillende mappen in te zien of te beheren. Herhaal bovenstaande stappen als je meerdere e-mailboxen wilt toevoegen.
  
  

Afsluiting

Dit artikel dient als eerste hulp bij ongemak voor gebruikers die de Outlook applicatie op Windows en/of macOS gebruiken. Mocht na het doorlopen de problemen of issue nog niet (goed) verholpen zijn, controleer dan eerst of in de online (webbrowser) versie van Outlook de gewenste functies nog wel werken. De online versie van Outlook kan worden geopend via deze link.