Outlook voor Windows (issues met gedeelde e-mailboxen)

Soms werkt Outlook voor Windows niet (goed) meer. Voorkomende problemen zijn vaak:

  • Outlook loopt vast (not responding)
  • Het duurt heel lang voordat de gedeelde e-mailbox wordt geladen
  • Wijzigingen in categorieën of e-mailberichten worden niet opgeslagen
  • E-mailberichten blijven in Postvak UIT hangen

In deze handleiding kunnen gebruikers vast een aantal stappen doorlopen en/of uitvoeren om te zorgen dat Outlook voor Windows (klassieke versie) weer gaat werken zoals gewend.

Outlook cache legen

  • Open een nieuw venster in Windows Verkenner. Typ vervolgens het volgende in de adresbalk. (Zorg ervoor dat je de naam van Administrator veranderd in jouw gebruikersnaam)
    C:\Users\Administrator\AppData\Local\Microsoft\Outlook
  • Selecteer vervolgens alle bestanden met het type Outlook Data File.
    (Zorg ervoor dat alle Office programma's (Word, Excel, PowerPoint, Outlook zijn afgesloten)


  • Verwijder vervolgens àlle Outlook bestanden. Permanent verwijderen kan door SHIFT + DEL te typen op het toetsenbord.


  • Als alle Outlook bestanden correct zijn verwijderd, dan ziet de Outlook cache map er ongeveer zo uit, zonder Outlook gegevens bestanden.


  • Start vervolgens Outlook opnieuw. Let op! Het e-mailprofiel (inclusief gedeelde e-mailboxen) wordt opnieuw ingeladen. Het kan dus even duren voordat Outlook volledig is bijgewerkt.


Handmatig toegevoegde gedeelde e-mailbox weghalen

Omdat gedeelde e-mailboxen automatisch zichtbaar worden als een gebruiker is gedelegeerd/gemachtigd, hoeft deze e-mailbox niet meer apart/handmatig te worden toegevoegd te worden.

Als dezelfde gedeelde e-mailboxen zowel handmatig als automatisch zijn toegevoegd, kan dit tot issues leiden. In deze stappen worden de handmatig toegevoegde gedeelde e-mailbox uit Outlook weggehaald (en wordt dus alleen de automatisch toegevoegde versie van de gedeelde e-mailboxen gebruikt).

  • Open Outlook voor Windows (klassieke versie) en klik link bovenin op Bestand of File.


  • Klik in het optie scherm op Accountinstellingen.


  • Er worden een aantal opties uitgevouwen. Kies voor de bovenste > Accountinstellingen.


  • Zodra de accountinstellingen zijn geopend, klik dan op Wijzigen.


  • Klik vervolgens op Meer instellingen.


  • Klik op het tabblad Geavanceerd. Indien (net zoals in het voorbeeld) een gedeelde e-mailbox is toegevoegd, selecteer de gedeelde e-mailbox en klik op Verwijderen.


  • Klik op Ja of Yes om verder te gaan met het weghalen van de handmatig toegevoegde gedeelde e-mailbox.


  • Als de gedeelde e-mailbox correct is weggehaald, zou het scherm eruit moeten zien zoals hieronder. Klik nu op Toepassen.


  • De wijzigingen worden pas doorgevoerd als Outlook opnieuw is gestart. Klik op OK.


  • Het eerste scherm van accountinstellingen verschijnt wederom. Klik nu op Volgende.


  • Outlook is bijgewerkt, maar moet dus opnieuw worden gestart. Klik op Gereed en sluit Outlook helemaal af. Herstart Outlook vervolgens opnieuw.


Compatibiliteit gebruikersinterface

Als er veel met twee of meerdere schermen wordt gewerkt, kunnen de issues (ja, het klinkt gek, maar toch) ook worden veroorzaakt door de compatibiliteit van de gebruikersinterface. Aan de hand van onderstaande stappen kan deze worden aangepast.

  • Open Outlook voor Windows (klassieke versie) en klik link bovenin op Bestand of File.


  • Klik in het linker keuzemenu op Opties.


  • Selecteer Optimaliseren voor compatibiliteit (toepassing moet opnieuw worden gestart). Klik vervolgens op OK.


  • De opties van Outlook zijn bijgewerkt, maar moet dus nog opnieuw worden gestart. Herstart Outlook nu vervolgens opnieuw.

Office versie up-to-date

Het klinkt wellicht wat cliché, maar kijk voor de zekerheid altijd of er updates van Office 365 zijn. Dit kan aan de hand van de volgende stappen.

  • Open Outlook voor Windows (klassieke versie) of een andere Office applicatie (Word, Excel of PowerPoint) en klik link bovenin op Bestand of File.


  • Klik vervolgens op Office account.


  • Klap de optie Bijwerkopties open. Kies nu voor Nu bijwerken.


  • Indien er updates beschikbaar zijn, worden de Office applicaties automatisch voorzien van de laatste versie. Zijn er geen updates beschikbaar en is de laatste versie up-to-date? Sla de overige punten dan over en ga door naar de volgende stap.


  • Het kan zijn dat er een melding naar voren komt die aangeeft dat applicaties gesloten moeten worden. Klik op Doorgaan of Continue en zorg ervoor dat alle Office applicaties (Word, Excel, PowerPoint en/of Outlook) zijn gesloten.


  • Microsoft voorziet de Office applicatie nu van de laatste updates.


  • Zodra het updaten klaar is, klik op Sluiten of Close. Office is nu voorzien van de laatste updates.


Windows updates

Het zekere voor het onzekere, we controleren ook even of Windows geen belangrijke updates beschikbaar heeft. Via onderstaande stappen wordt er gecontroleerd of Windows updates wel/niet beschikbaar heeft.

  • Druk op de Windows/Start knop om het startmenu van Windows te openen.


  • Zoek in het zoekvenster naar Instellingen of Settings. Open vervolgens de instellingen/settings van Windows.


  • Zodra de instellingen zijn geopend, klik dan vervolgens op Windows Update, links onderin het keuze menu.


  • Klik in het updatescherm op Check for updates of Naar updates zoeken.


  • Windows gaat nu zoeken naar eventueel beschikbare updates.


  • Indien er geen updates beschikbaar zijn, hoeft er verder niet te gebeuren en kan het scherm weer worden gesloten.


  • Indien er wel updates beschikbaar zijn, worden deze vanzelf gedownload en vervolgens geïnstalleerd. Indien Windows aangeeft dat de computer herstart dient te worden, klik dan op Nu opnieuw starten.


Gebruik maken van nieuwe versie Outlook voor Windows

In onderstaande stappen staat beschreven hoe de nieuwe versie van Outlook voor Windows gebruikt kan worden naast de klassieke versie in plaats van deze klassieke versie te vervangen.

  • Klik in Windows op Start, en zoek vervolgens naar Store. De Microsoft Store app wordt meestal direct bovenaan als suggestie weergeven. Open vervolgens de Microsoft Store app


  • In de Microsoft Store app, zoek in de zoekbalk bovenaan, naar Outlook of Outlook voor Windows en klik op enter. In de appsuggesties wordt de (nieuwe) versie van Outlook voor Windows al getoond


  • Klik op Outlook voor Windows en klik op Get of Installeer


  • Als de app is geïnstalleerd, klik je in Windows op Start > Alle apps en scroll je naar de apps onder de letter O. Je ziet nu dat zowel de klassieke versie als de nieuwe versie Outlook naast elkaar geïnstalleerd zijn


  • Open de Outlook (new) app. De nieuwe versie van Outlook voor Windows wordt geopend


  • Als je al eerder bent ingelogd met een Microsoft 365 account, wordt ditzelfde account al weergeven als suggestie. Klik op volgende of doorgaan

  • De e-mailbox van de Microsoft 365 gebruiker wordt vervolgens gesynchroniseerd en uiteindelijk geopend


De gebruiker kan nu zowel de nieuwe als de klassieke versie van Outlook voor Windows gebruiken. Deze suggestie kan worden gegeven als een gebruiker vaak aangeeft tegen een langzame Outlook (klassieke) versie te gebruiken.

Microsoft blijft nieuwe en/of extra functies in deze versie van Outlook uitrollen, en op den duur zal deze versie de huidige (klassieke) versie in zijn geheel vervangen.

--

Indien de problemen na het doorlopen van bovenstaande stappen nog niet zijn verholpen, neem dan contact met ons op via support@realconnections.nl of bel naar 085 065 3400. Indien je ons e-mailt, stuur dan een screenshot mee van de problemen waar je tegen aan loopt.


Tóch niet helemaal opgelost, of andere vragen?

Neem contact met ons op!