DemiSec | Handleidingen

DemiSec maakt gebruik van meerdere Microsoft 365 diensten; OneDrive, SharePoint, Outlook en Office. Maar ook van externe diensten, zoals de back-up oplossing van Acronis. RealConnections heeft beheer over de diensten, maar aan de hand van de handleidingen in dit artikel kan Nicolette of een andere gebruiker van DemiSec zelf ook SharePoint sites toevoegen en/of beheren of andere (kleine) beheertaken uitvoeren voor een van deze diensten.

In dit artikel

• SharePoint site toevoegen
• SharePoint site synchroniseren naar Windows Verkenner
• Externe gebruiker(s) toevoegen
• Externe gebruiker(s) beheren
• Externe gebruiker(s) verwijderen
• Mappen of bestanden delen met externe gebruiker(s)
• Toegang tot mappen of bestanden beheren voor externe gebruiker(s)
• Toegang tot mappen of bestanden ontzeggen voor externe gebruiker(s)
• OneDrive voor Windows
• SharePoint opslag
• Acronis - toegang
• Acronis - map of bestand terugzetten
• Afsluiting

SharePoint site toevoegen

Aan de hand van de volgende stappen kun je een SharePoint site aanmaken en deze vervolgens toevoegen aan de landingspagina als snelkoppeling. Het is van te voren goed om na te gaan of deze (nieuwe) site voor een opdrachtgever, notulist of leverancier is. Voor elk van deze categorie is er namelijk een landingspagina.

• Klik op deze link om naar de SharePoint beheerpagina te gaan of kopieer en plak deze link in de adresbalk van je internetbrowser:
  https://thinnc1nl-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/AdminHome.aspx#/home
  
  
• Log vervolgens in met je gebruikersnaam + wachtwoord
  
  
• In het SharePoint-beheercentrum, klik je op Actieve sites
  
  
  
• In het menu van de actieve sites, klik op + Maken
  
  
  
• Vervolgens komt er een scherm naar boven. Hier heb je de keuze uit meerdere opties. Kies voor de optie links onderin, Meer sites doorzoeken
  
  
  
• Je wordt doorgeleid naar een volgend scherm. Vouw de opties onder Sjabloon kiezen open en kies voor Documentencentrum
  
  
  
• Zodra je hebt gekozen voor het Documentencentrum, geef je de naam op van de site. In dit geval hebben we gekozen voor de sitenaam Voorbeeldsite
  
  
  
• Ook dien je een primaire beheerder in te vullen. Als je hier je eigen naam typt, komt deze als suggestie naar boven. Je kan dan vervolgens jouw eigen account of die van een ander aanklikken
  
  
  
• Als de primaire beheerder is toegevoegd, klik je vervolgens op Volgende
  
  
  
• In het instellingenscherm, controleer of de instellingen staan zoals hierboven, en klik vervolgens op Site maken
  
  
  
• Je keer terug naar het overzicht van de actieve sites. Rechts bovenaan zie je dat er een schijfje draait. Dit betekent dat de site wordt aangemaakt. De site aanmaken kan soms even duren, wacht totdat het schijfje gestopt is met draaien, de site is dan aangemaakt
  
  
  
• De site is nu aangemaakt. Je kunt dit scherm sluiten
  
  
  
• Zoek vervolgens de net aangemaakte site op. Dit kun je eenvoudig doen door in de zoekbalk de naam van de site te typen
  
  
  
• Klik vervolgens op de Sitenaam, niet op de URL
  
  
  
• De instellingen van de site worden geopend, hier kun je instellingen aanpassen en/of andere gebruikers toegang geven of juist toegang ontzeggen. Let op! Dit laatste geldt alleen voor interne gebruikers!
  
  
  
• Klik op het tabblad Lidmaatschap en vervolgens in het linker keuzemenu op Sitebeheerders. We gaan nu een voorbeeld laten zien hoe je een gebruiker toegang kan geven
  
  
  
• Klik op Sitebeheerders toevoegen en typ vervolgens de naam in van de gebruiker die je wilt toevoegen. In dit geval heb ik voor Nicolette gekozen
  
  
  
• Zodra je op de juiste naam hebt geklikt, klik je links onderin Toevoegen
  
  
  
• Zodra je op Toevoegen hebt geklikt, wordt je teruggeleid naar het scherm van lidmaatschap. Zoals je kunt zien is de gebruiker toegevoegd.
  
  Deze zelfde handeling kun je gebruiken voor Site-eigenaars, Siteleden en Sitebezoekers. Sitebeheerders zijn de super-admins van een SharePoint site. Site-eigenaars zijn geen admin, maar hebben wel volledig beheer op de site en de bestanden/mappen zelf. Siteleden kunnen alleen bestanden en/of mappen bewerken. Sitebezoekers kunnen de site wel openen, maar alles wat er in staat alleen lezen
  
  
• Nu klik je op het tabblad instellingen. Zorg ervoor dat Bestanden extern delen is ingesteld op Nieuwe en bestaande gasten. Klik vervolgens links onderin op Opslaan
  
  
  
• Als laatste klik je op het tabblad Algemeen. Nu klik je op de URL onder het kopje Siteadres. Je wordt dan naar de SharePoint site doorgelinkt
  
  
  
• Dit is de homepage van de net aangemaakte site
  
  
  
• Klik nu in het linker keuzemenu op Documenten
  
  
  
• Selecteer de URL in de adresbalk en kopieer deze URL. Die heb je later nodig namelijk!
  
  
  
• Keer weer terug naar het scherm/overzicht van de actieve sites. Zoek vervolgens in de zoekbalk de landingspagina op. Hier gaan we namelijk de URL van de nieuwe site als snelkoppeling toevoegen. DemiSec heeft op moment van schrijven twee landingspagina's; Notulisten en Opdrachtgevers. In dit voorbeeld heb ik gebruik gemaakt van Notulisten.
  
  Zodra de landingspagina van Notulisten zichtbaar is als suggestie, klik dan op de URL onder het kopje URL
  
  
  
• Zodra je op de URL hebt geklikt, wordt de site van Notulisten geopend. Klik rechts bovenin vervolgens op Bewerken. We moeten de landingspagina immers bewerken om de nieuwe site toe kunnen voegen
  
  
  
• Zodra deze site in bewerkingsmodus zit, zie je bovenaan deze optie verschijnen. Klik op + Koppelingen toevoegen
  
  
  
• Klik in het linker keuzemenu vervolgens op de optie Via koppeling
  
  
  
• Plak hier vervolgens de URL van de eerder gekopieerde (nieuwe) site en klik op Toevoegen
  
  
  
• Aan de rechterkant van je scherm wordt vervolgens een instellingen scherm geopend. De naam van deze snelkoppeling dien je nog wel aan te passen. Onder het kopje Titel verander je de naam naar de naam van de (nieuwe) site. In dit geval is dat Voorbeeld
  
  
  
• In het overzicht met alle andere snelkoppelingen zie je vervolgens dat de snelkoppeling van de Voorbeeldsite is toegevoegd en de naam is veranderd
  
  
  
• In dit overzicht staan de snelkoppelingen op alfabetische volgorde. Om voorbeeld te kunnen verplaatsen klik je op de snelkoppeling en houd je deze ingedrukt. Vervolgens kun je de snelkoppeling verplaatsen naar de gewenste locatie
  
  
  
• Als de snelkoppeling is toegevoegd en deze staat op de juiste locatie, klik je recht bovenaan op Opnieuw publiceren
  
  
  
• De site wordt vervolgens vernieuwd en de zojuist toegevoegde snelkoppeling is nu bruikbaar. Zodra je op Voorbeeld klikt, wordt je doorgeleid naar de documentenpagina van deze site.
  

Aan de hand van bovenstaande stappen heb je een (nieuwe) SharePoint site aangemaakt en de URL toegevoegd aan de landingspagina.

SharePoint site synchroniseren naar Windows Verkenner

SharePoint sites of bibliotheken kunnen zowel online (via de browser) als lokaal (via Windows Verkenner) worden gebruikt. Soms is het fijn om SharePoint sites naar Windows Verkenner te synchroniseren, voor bijvoorbeeld een betere weergave of om bestanden/mappen eenvoudiger van elkaar te onderscheiden. In deze stappen laten we zien hoe je een SharePoint site kunt synchroniseren naar Windows Verkenner.

• Open de SharePoint site die je wilt synchroniseren naar Windows Verkenner. Dit kan een site zijn van een notulist of opdrachtgever. In deze handleiding gebruiken we de voorbeeld site die we in het vorige stuk hebben aangemaakt. Website: Voorbeeldsite
  
  
  
• Bovenaan de site staan verschillende opties/functies in de werkbalk. Om de site te synchroniseren naar Verkenner, klik je op Synchroniseren
  
  
  
• Het kan zijn dat onderstaand scherm verschijnt. Klik dan op Altijd toestaan en klik vervolgens op Microsoft OneDrive openen
  
  
  
• Vervolgens opent zich een tweede, vaak wit scherm, wat vanzelf weer verdwijnt.
  
  
• Open nu Windows Verkenner. De net gesynchroniseerde SharePoint site staat nu tussen de overige sites. Zie voorbeeld hieronder:
  

Aan de hand van bovenstaande stappen heb je een (nieuwe) SharePoint site gesynchroniseerd naar Windows Verkenner.

Externe gebruiker(s) toevoegen

DemiSec maakt veel gebruik van samenwerking met externe gebruikers. Belangrijk is dat het toevoegen of aanmaken van nieuwe externe gebruiker op een correcte manier gedaan wordt. In de stappen hieronder staat beschreven hoe een externe gebruiker toegevoegd wordt in de beheercentrum van DemiSec.

• Klik op deze URL of open een nieuw tabblad in je webbrowser en plak deze URL in de adresbalk https://admin.microsoft.com. Klik vervolgens op Enter. Log in met gebruikersnaam en wachtwoord. Vervolgens wordt het beheercentrum van DemiSec geopend
  
  
  
• Klik in het linker keuzemenu op Gebruikers en vervolgens op Gastgebruikers
  
  
  
• In dit overzicht staan alle (actieve) gastgebruikers. Klik nu op gastgebruiker toevoegen. Er wordt een nieuw tabblad geopend. Ga in dit tabblad verder
  
  
  
• Klik in het openstaande tabblad op Invite user of Gebruiker uitnodigen
  
  
  
• Zodra er gekozen is om een gebruiker uit te nodigen (gastgebruiker) klapt er een menu uit waar meerdere instellingen ingevuld moeten worden. Onder het kopje Identiteit of Identity, dient het volgende ingevuld te worden
  
  
  Naam > Weergavenaam van gastgebruiker (Voorbeeld - RealConnections)
  E-mailadres > e-mail van de gebruiker die uitgenodigd wordt
  Voornaam
  Achternaam
  
  
• Typ in het volgende veld een (welkomst)boodschap voor de gastgebruiker. Dit is overigens niet verplicht
  
  

  Voorbeeld:

  Beste <naam gebruiker>,

  Hierbij ontvang je een uitnodiging om een account te maken als extern contact in de omgeving van DemiSec. Je dient ook een multifactorautenthicatie in te stellen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld je mobiele telefoonnummer of een authenticator app als Microsoft Authenticator.

    Hartelijke groet,
  <naam van degene die de uitnodiging verzendt)
  
  
• Het veld van Groepen & Rollen hoef niets te worden ingevuld
  
  
• Bij Settings of Instellingen kies je bij locatie voor Nederland
  
  
  
• Onder Job info of Taak informatie vul je eventueel in:
  Functie of Job title > functieomschrijving van de gastgebruiker
  Afdeling of department > afdeling van de gastgebruiker
  Bedrijfsnaam of company name > naam van het bedrijf van de gastgebruikers
  
  
• Manager > hoeft niets te worden ingevuld
  
  
• Als alle velden (eventueel) zijn ingevuld, klik dan op Invite of Uitnodigen. Er wordt een e-mail met uitnodiging naar de externe gebruiker verstuurd om deel te nemen aan de DemiSec omgeving. Het tabblad kan vervolgens worden gesloten
  
  
• Goed om te weten is dat er vanuit DemiSec een aantal vereisten zijn voor externe gebruikers. Zo dient de externe gebruiker een tweestapsverificatie in te stellen om deel te mogen nemen in de omgeving van DemiSec. Indien de externe dit niet wil of kan, dan is het niet mogelijk om gebruik te maken van het externe account binnen de omgeving van DemiSec
  
  

Externe gebruiker(s) beheren

Indien de naam van of andere gegevens van de externe gebruiker niet goed zijn opgeslagen of zijn ingesteld, dan is het mogelijk om deze aan te passen. Let op! Indien het e-mailadres verkeerd is ingesteld, kan deze niet aangepast worden. De externe gebruiker dient eerst te worden verwijderd, daarna kan de externe gebruiker opnieuw aangemaakt worden aan de hand van de eerder opgeschreven stappen.

• Klik op deze URL of open een nieuw tabblad in je webbrowser en plak deze URL in de adresbalk https://admin.microsoft.com. Klik vervolgens op Enter. Log in met gebruikersnaam en wachtwoord. Vervolgens wordt het beheercentrum van DemiSec geopend
  
  
  
• Klik in het linker keuzemenu op Gebruikers en vervolgens op Gastgebruikers
  
  
  
• Zoals eerder aangegeven staan in dit overzicht alle externe -of gastgebruikers binnen de DemiSec omgeving. Klik op de betreffende (externe) gebruiker die je wilt wijzigen. Klik vervolgens op Contactgegevens beheren
  
• Pas de gegevens van de externe gebruiker aan en klik vervolgens op Wijzigingen opslaan
  
  
  
• Zoals aangegeven kan het e-mailadres niet worden aangepast, maar alleen de gegevens van de externe gebruiker.
  
  

Externe gebruiker(s) verwijderen

Het kan voorkomen dat een externe gebruiker verwijderd moet worden, om wat voor reden dan ook. Aan de hand van de volgende stappen kan een externe gebruiker worden verwijderd. Let op! Als je een externe gebruiker verwijderd, wordt hij/zij ook direct verwijderd uit de mappen en/of bestanden die eerder zijn gedeeld. Oftewel, de toegang voor deze externe gebruiker is meteen ingetrokken op het moment dat je deze externe gebruiker verwijderd.

• Klik op deze URL of open een nieuw tabblad in je webbrowser en plak deze URL in de adresbalk https://admin.microsoft.com. Klik vervolgens op Enter. Log in met gebruikersnaam en wachtwoord. Vervolgens wordt het beheercentrum van DemiSec geopend
  
  
  
• Klik in het linker keuzemenu op Gebruikers en vervolgens op Gastgebruikers
  
  
  
• Klik op de gebruiker die je wilt verwijderen
  
  
  
• Klik vervolgens op Gebruiker verwijderen
  
  
  
• Je wordt doorgeleidt naar een tweede scherm. Klik links onderaan het scherm op Gebruiker verwijderen
  
  
  
• De externe gebruiker wordt nu verwijderd. Sluit het scherm en/of venster niet!
  
  
  
• Vervolgens krijg je een bevestiging dat de gebruiker is verwijderd. Klik nu links onderin op Sluiten.
  
  
  
• Wil je zeker weten dat een gebruiker is verwijderd? Klik dan onder gebruikers op Verwijderde gebruikers
  

Aan de hand van bovenstaande stappen heb je een externe gebruiker verwijderd. Gebruikers die verwijderd zijn worden na 30 dagen automatisch volledig verwijderd en zijn dan ook niet meer zichtbaar onder "verwijderde gebruikers".

Mappen of bestanden delen met externe gebruiker(s)

In de voorgaande stappen heb je externe gebruiker(s) aangemaakt en/of verwijderd. In deze stap kun je vervolgens aan de slag met het delen van mappen of bestanden met externe gebruiker(s). Het delen van mappen of bestanden met externe gebruikers kan op twee manieren: via Windows Verkenner (desktop versie) of via SharePoint Online (browser versie). In onderstaande stappen worden beide opties uitgelegd.

Bestanden delen via de webbrowser

• Open een nieuw tabblad in de webbrowser
  
  
• Kopieer en plak of surf naar een van de volgende SharePoint sites:
  • DemiSec > DemiSec
  • DemiSec > Notulisten
  • DemiSec > Opdrachtgevers
    
    
• In het geval van de eerste optie, kies de gewenste map of het gewenste document dat gedeeld moet worden met de (gast)gebruiker. In geval van optie 2 of 3, klik eerst op de gewenste notulist of opdrachtgever, en kies vervolgens de gewenste map of het gewenste document dat gedeeld moet worden met de (gast)gebruiker
  
  
• Klik bij de gewenste map of het gewenste map op de drie puntjes achter de naam van de map of het bestand en klik op Delen
  
  
  
• Vervolgens wordt het "deelscherm" geopend van de betreffende map of het betreffende bestand
  
  
  
• Typ de naam of e-mail van de (gast)gebruiker aan met wie het document of map gedeeld wordt. Klik vervolgens op het potloodje. Geef aan welke machtiging de gastgebruiker dient te hebben. Er kan worden gekozen uit: Kan bewerken of Kan weergeven (alleen lezen)
  
  
  
• Als je de gebruiker(s) hebt geselecteerd en vervolgens de machtiging hebt bepaald, klik dan Verzenden. Er wordt dan automatisch een e-mail gestuurd naar de gebruiker(s) met daarin een link naar (alleen) deze map of het bestand. Als de gebruiker(s) vervolgens op de link in het e-mailbericht klikt, wordt hij/zij meteen doorgeleidt naar de betreffende site of het bestand.
  Let op! De externe gebruiker(s) dienen het account wat je voor hen hebt aangemaakt eerst te hebben geactiveerd. Als zij dit niet hebben gedaan, is het niet mogelijk om de gedeelde map of bestand te openen!
  
  
  

Bestanden delen via Windows Verkenner

• Open Windows Verkenner, en dubbelklik op de SharePoint site waarin de map of het bestand staat die je wilt delen met de externe gebruiker. In mijn voorbeeld is dit Communication site - Documents
  
  
  
• Zodra deze SharePoint site is geopend, komen de mappen en/of bestanden die in deze bibliotheek staan naar voren. In dit voorbeeld gaan we de map delen met een externe gebruiker.
  
  
  
• Klik met je rechter muisknop op het bestand of de map die je wilt delen. Klik in het keuze menu vervolgens op niet op Delen, maar op OneDrive (met het blauwe wolkje ervoor). Klik daarna op Delen (met het blauwe wolkje ervoor)
  
  
  
• Eenzelfde soort scherm als in de browser versie wordt geopend
  
  
  
• Typ de naam of e-mail van de (gast)gebruiker aan met wie het document of map gedeeld wordt. Klik vervolgens op het potloodje. Geef aan welke machtiging de gastgebruiker dient te hebben. Er kan worden gekozen uit: Kan bewerken of Kan weergeven (alleen lezen)
  
  
  
• Als je de gebruiker(s) hebt geselecteerd en vervolgens de machtiging hebt bepaald, klik dan Verzenden. Er wordt dan automatisch een e-mail gestuurd naar de gebruiker(s) met daarin een link naar (alleen) deze map of het bestand. Als de gebruiker(s) vervolgens op de link in het e-mailbericht klikt, wordt hij/zij meteen doorgeleidt naar de betreffende site of het bestand.
  Let op! De externe gebruiker(s) dienen het account wat je voor hen hebt aangemaakt eerst te hebben geactiveerd. Als zij dit niet hebben gedaan, is het niet mogelijk om de gedeelde map of bestand te openen!
  
  
  
• Aan de hand van bovenstaande stappen kun je mappen en/of bestanden delen met externe gebruiker, zowel via de webbrowser als via Windows Verkenner.
  
  

Toegang tot mappen of bestanden beheren voor externe gebruiker(s)

Soms wil je van een bepaalde map of bestand weten welke (externe) gebruiker(s) toegang hebben tot deze map of het bestand. Aan de hand van de volgende stappen kun je nagaan welke gebruiker(s) toegang hebben.

• Selecteer de map of het bestand waarvan je de toegang wilt beheren, klik vervolgens met je rechtermuisknop op deze map of het bestand
  
  
  
• Klik op Toegang beheren
  
  
  
• Je wordt doorgeleid naar een apart scherm. Nu kun je voor deze map zowel de personen als de groepen zien die toegang hebben tot deze map.
  
  Het verschil tussen personen en groepen is als volgt. Toegang via Personen zijn de gebruiker(s) die je extern/apart hebt toegevoegd tot deze map. De toegang via Groepen wordt gedaan door (meestal interne) gebruikers toe te voegen aan een SharePoint groep.
  
  Zoals aangegeven, in het geval van externe gebruikers, zoals bij DemiSec, worden deze gebruikers toegevoegd via Personen en is hun toegang ook via dit tabblad te beheren.
  
  
  
• Door op een gebruiker te klikken, kun je vervolgens zijn/haar machtiging wijzigen (bijvoorbeeld als de gebruiker van bewerkingsrechten naar leesrechten moet gaan, of andersom)
  
  
  
• Via bovenstaande stappen kun je de toegang die (externe) gebruikers hebben tot een map of bestand beheren/controleren. Het is ook mogelijk om de toegang die een gebruiker heeft tot de map of het bestand in te trekken/weg te halen. Dat komt in de volgende stap aan de orde.
  
  

Toegang tot mappen of bestanden ontzeggen voor externe gebruiker(s)

Het kan zijn dat (oude) gebruikers nog toegang hebben tot een gedeelde map of bestand waarvan je dat niet wilt. Via deze stappen zie je hoe je zelf de toegang tot een gedeelde map of een gedeeld bestand kan ontzeggen.

• Selecteer de map of het bestand waarvan je de toegang wilt beheren, klik vervolgens met je rechtermuisknop op deze map of het bestand
  
  
  
• Klik op Toegang beheren
  
  
  
• Vervolgens opent zich weer het scherm met de gebruikers/groepen die toegang hebben tot de map of het bestand. Klik nu op de gebruiker waarvan je de toegang wilt verwijderen.
  
  
  
• Je krijgt vervolgens een keuzemenu te zien. Klik op de eerste optie om de toegang aan te passen, klik vervolgens op Directe toegang verwijderen
  
  
  
• Er volgt een laatste check of je de directe toegang inderdaad wilt verwijderen. Klik op Verwijderen
  
  
  
• Je keert vervolgens weer terug naar het overzicht van de gebruikers/groepen van deze map of bestand. Zoals onderstaande afbeelding laat zien is de toegang voor gebruiker 'Voorbeeld' verwijderd en heeft deze gebruiker nu dus geen toegang meer tot deze map of het bestand.
  
  
  
• Aan de hand van bovenstaande stappen kun je de toegang tot mappen en/of bestanden voor externe gebruiker(s) verwijderen.
  
  

OneDrive voor Windows

Met OneDrive voor Windows bedoelen we de applicatie van OneDrive die draait op Windows 10/11. Deze applicatie is te herkennen aan het blauwe wolk-icoontje, zie afbeelding hieronder:

Microsoft hanteer twee kanalen van opslag, OneDrive zelf en SharePoint. Elke gebruiker met een Microsoft 365 licentie heeft automatisch een OneDrive account. Dit account is bedoeld voor persoonlijke documenten (denk aan salarisstroken, opslaan van lokale bestanden, etc.). Het andere kanaal is dus SharePoint. Dit is echt waar alle bedrijfsdata staat opgeslagen en waar gebruikers (zowel intern als extern) met elkaar kunnen samenwerken.

Naast dat beide kanalen (OneDrive/SharePoint) beschikbaar zijn via de webbrowser, kunnen ze ook gebruikt worden via Windows Verkenner. Het beheer van beide kanalen wordt gedaan via de OneDrive voor Windows applicatie, te herkennen aan de afbeelding hierboven. Het synchroniseren van zowel de persoonlijke OneDrive als de SharePoint sites wordt via deze OneDrive voor Windows applicatie uitgevoerd en beheerd.

NB: RealConnections adviseert het gebruik van OneDrive als SharePoint via de webbrowser te gebruiken. Deze online (webbrowser) weg is het minst foutgevoelig, verreweg sneller in gebruik en een gebruiker is niet afhankelijk van lokale applicaties of weergaven. Daarnaast voorkomt het ook een harde schijf die vol loopt doordat bestanden vanuit de cloud lokaal worden synchroniseert/opgeslagen.

Lokale documenten/afbeeldingen/bureaublad automatisch back-uppen via OneDrive

• Klik met je muis op het blauwe icoontje. OneDrive opent vervolgens een scherm.
  
  
  
• Klik vervolgens op het tandenwieltje, daarna op Instellingen/Settings om de instellingen te openen
  
  
  
• Vervolgens opent het instellingen menu van OneDrive voor Windows. Klik op Manage backup of Beheer backup
  
  
  
• In dit menu worden lokale map van de documenten, afbeeldingen en Bureaublad getoond. Zorg ervoor dat alle drie de opties naar rechts (en dus blauw gekleurd zijn) staan. Klik daarna op Save changes of Opslaan. Let op! als deze opties al naar rechts staan, hoef je niets te doen en kun je dit scherm sluiten. Ga vervolgens naar de volgende stap
  
  
  
• OneDrive gaat vervolgens aan de slag en de bestanden die nog lokaal zijn opgeslagen naar OneDrive updaten. Goed om te weten is dat dit alleen gaat om de persoonlijke data. Het stukje over de SharePoint sites komt later ter sprake
  
  
  
• Als de back-up klaar is, keer je terug naar het hoofdmenu van de instellingen.

Synchronisatie van SharePoint sites

• Klik nu op het tabblad Account. In dit venster zie je alle SharePoint sites die worden gesynchroniseerd naar je Windows Verkenner.
  
  
  
• In Windows Verkenner worden gesynchroniseerde SharePoint sites weergeven met een status kolom. Meestal zie je daar een blauw wolkje achterstaan, zoals hieronder weergeven
  

Synchronisatie van SharePoint sites stoppen

Het kan zijn dat de synchronisatie van een SharePoint niet (goed) meer werkt of dat je deze site niet meer gebruikt en wilt weghalen uit Windows Verkenner. Je kan dan de synchronisatie van SharePoint stoppen.

• In het instellingen menu van OneDrive voor Windows, klik je op het tabblad Account. In dit venster zie je alle SharePoint sites die worden gesynchroniseerd naar je Windows Verkenner.
  
  
• Zoek vervolgens de SharePoint site op die je wilt verwijderen. Klik vervolgens op Stop sync of Synchroniseren stoppen
  
  
  
• Je krijgt de vraag of je zeker weet dat je de synchronisatie wilt stoppen. Klik wederom op Stop sync of Synchroniseren stoppen
  
  
  
• Je keert weer terug naar het overzicht met de accounts/sites die worden gesynchroniseerd naar Windows Verkenner. Zoals dit voorbeeld aangeeft, wordt de site die we eerder synchroniseerden, nu niet meer gesynchroniseerd.
  
  
  
• Goed om te weten is dat de site mogelijk nog wel wordt weergeven in Windows Verkenner. Echter, het verschil is nu dat er in de status kolom geen blauw of groen wolk-icoontje wordt weergeven. Als er geen icoontje of status meer wordt weergeven is het ook veilig om deze site te verwijderen uit Verkenner. Je verwijderd daarmee niets van de SharePoint site zelf, maar alleen lokaal van je computer wat nog refereert naar deze (oude) site.
  
  
  
• In deze stappen hebben we wat meer uitleg gegeven over de OneDrive voor Windows applicatie en de synchronisatie naar Windows Verkenner.
  
  

SharePoint opslag

Data/bestanden waarin samengewerkt wordt, worden primair in SharePoint opgeslagen. De standaard opslaglimiet voor SharePoint is ingesteld op 1.04 TB (1040 gigabyte). Met andere woorden, de opslag is niet oneindig. Als de standaard gegeven opslag van SharePoint dreigt te worden overschreden, dan heb je twee opties; extra opslag kopen, of data opruimen/archiveren. In deze stap laten we zien hoe je de opslag van SharePoint kunt zien, maar vooral wat de grootste sites zijn en welke mappen of bestanden de meeste ruimte innemen.

• Klik op deze link, of kopieer en plak deze URL in een nieuw tabblad van je browser:
  https://thinnc1nl-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/AdminHome.aspx#/home
  
  
• Klik vervolgens op Actieve sites
  
  
  
• Rechts bovenin staat de beschikbare opslag van de totale SharePoint ruimte
  
  
  
• Om te kunnen zien wat de grootste site is met de meeste opslag, zoek je naar de kolom Gebruikte opslag (GB). Vervolgens vouw je deze uit en sorteer je op van groot naar klein
  
  
  
• Vervolgens worden de grootste sites in je SharePoint omgeving bovenaan weergeven. Om te kunnen nagaan welke map(pen) of bestanden de meeste opslag innemen, klik je op de URL om de site te openen
  
  
  
• De volgende stap is naar de instellingen van de betreffende SharePoint site te gaan. Klik rechtsbovenin op het tandwieltje en vervolgens op Site-instellingen
  
  
  
• In het hoofmenu van de Site-instellingen, klik je rechts onderin op Metrische opslaggegevens
  
  
  
• In het menu van de metrische opslaggegevens kun je vervolgens nagaan en doorklikken op mappen en/of bestanden om na te gaan hoe de opslag is verdeeld en welke mappen of bestanden de meeste ruimte innemen.
  Let op! Het is niet mogelijk om mappen en/of bestanden te verwijderen vanuit dit menu. Dit menu laat echt alleen gedetailleerd zien hoe de opslag van de SharePoint site is verdeeld.
  
  
  
• Aan de hand van bovenstaande stappen kun je de opslag van SharePoint controleren en/of nagaan welke sites de meeste opslag in gebruik nemen. Ook kun je per site nagaan welke mappen of bestanden (te) groot zijn of welke gearchiveerd kunnen worden.
  
  

Acronis - toegang

DemiSec maakt gebruik van een back-up oplossing. Deze oplossing wordt verzorgd door Acronis. RealConnections heeft een beheeraccount, maar DemiSec kan (via Nicolette) zelf ook inloggen in Acronis. In deze stappen leggen we uit hoe iemand kan inloggen in het Acronis beheerportaal van DemiSec.

• Klik op deze link, of kopieer en plak de volgende URL in de adresbalk van een (nieuw) tabblad
  https://cloud.acronis.com/login
  
  
• Vul je gebruikersnaam in
  
  
  
• Vul je wachtwoord in en klik op Volgend
  
  
  
• Voer de eventuele tweestapsverificatie code in en klik op Aanmelden
  
  
  
• Vervolgens wordt je doorgeleid naar de startpagina van het beheerportaal van Acronis.
  
  
  
• Je bent nu ingelogd in Acronis. Lees in de volgende stap hoe je een bestand, map of SharePoint site kunt terugzetten.
  
  

Acronis - map of bestand terugzetten

In het geval een map of bestand "kwijt" is, of niet meer teruggehaald kan worden uit de prullenbak van de SharePoint site, kunnen deze worden teruggezet vanuit het Acronis portaal. In de stappen hieronder staat beschreven hoe dit ingesteld kan worden.

• Zorg dat je bent ingelogd in het Acronis portaal (zie stappen hierboven)
  
  
• Klik in het beginscherm, links bovenin op Manage service
  
  
  
• Je wordt doorgeleidt naar een nieuw venster. Wacht totdat de pagina volledig geladen is
  
  
  
• Klap vervolgens de optie van backup storage uit en klik op Backups
  
  
  
• In het venster wat vervolgens opent staan alle back-up locaties van de omgeving van DemiSec. Zoek je een map of bestand van een specifieke site of een site zelf, zoek deze dan op via de zoekbalk, bovenaan
  
  
  
• Zie voorbeeld hieronder. Voor dit voorbeeld hebben we een test site opgezocht. Vervolgens worden alleen de SharePoint sites weergeven waar "test" in voor komt.
  
  
  
• Als je vervolgens op een site klikt, opent aan de rechterkant een venster. Klik op Show backups
  
  
  
• Ga door in dit venster. Zoek de datum op waarop je de site wilt terugzetten. In dit voorbeeld hebben we 13 oktober gebruikt. Klik vervolgens op Recover SharePoint Files
  
  
  
• Wacht even tot dit laadscherm volledig is geladen
  
  
  
• Selecteer de site, map of bestand die je wilt terugzetten. Klik vervolgens op Recover (verschijnt rechts in beeld als je de site selecteert)
  
  
  
• Zodra je op Recover hebt geklikt, komt er een laatste check. Klik nu op start recovery. Het herstellen van de site, map of bestand wordt vervolgens in gang gezet. Let op! Het kan even duren voordat dit ook zichtbaar is in SharePoint/Microsoft zelf
  
  
  
• Met behulp van bovenstaande stappen kan er vanuit de back-up oplossing (Acronis) een SharePoint site, map of bestand worden teruggezet naar Microsoft.
  
  Als je maar een enkele map of bestand wilt herstellen, zorg dan dat je eerst doorklikt tot je die map of bestand hebt teruggevonden. Als je de gehele site terugzet vanaf een bepaalde datum, wordt die gehele site teruggezet en daarmee dus ook alle bestanden naar die specifieke datum
  
  In het geval van een spoedsituatie waarin snel handelen is vereist, adviseren wij met klem contact op te nemen met de vast buddy van RealConnections, voordat een beheerder eventueel de verkeerde bestanden hersteld.
  

Afsluiting

In dit artikel hebben we voor een aantal handelingen in de Microsoft 365 omgeving van DemiSec handleidingen en/of stappen beschreven. Indien er wijzigingen in zowel Microsoft 365 als Acronis zijn met betrekking tot weergaven of andere handelingen zullen die wijzigingen in dit artikel worden doorgevoerd. In geval van vragen kan er contact opgenomen worden met RealConnections via e-mail of telefoon.