De meeting software Zoom biedt de mogelijkheid om Zoom meetings aan te maken via Outlook. Onderstaande stappen leggen je uit hoe dat je dit kunt doen:
1) Download de Zoom plugin voor Outlook via deze link
2) Open Outlook en kies nu optie "Schedule a Meeting":
3) Na deze keuze openen er twee nieuwe vensters, namelijk
- De meeting assistent van Zoom waarin je de instellingen kunt aanpassen voor de te plannen meeting.
Let hier op: Zoom gebruikt automatisch USA als dial in land, door op edit te drukken kun je de gewenste landen kiezen. Eventuele instellingen zijn achteraf te wijzigen door te kiezen voor "Change settings", zie ook onderstaand.
Meer uitleg over alle onderstaande functie is hier te vinden.
- De uitnodiging met de automatisch gegenereerde informatie, die je kunt gaan versturen ná dat je bovenstaande instellingen naar wens hebt ingesteld.
Mocht je alsnog de instellingen van de Zoom meeting willen aanpassen, kies dan in de balk voor "Change Settings", waardoor je terugkomt in de instellingen.
Mocht je de meeting helemaal willen cancelen, kies dan voor "Cancel" in de balk. Dit om ervoor te zorgen dat de meeting ook niet in het overzicht van meetings komt in de Zoom portaal zelf.
4) Nodig nu de mensen uit waarvan je wilt dat ze de Zoom meeting joinen en verstuur de uitnodiging.
De meeting wordt nu zichtbaar voor de mensen die je uitgenodigd hebt maar ook in het overzicht van aankomende meetings in de Zoom portaal zelf:
Mocht je de meeting willen annuleren, dan kun je in het portaal kiezen voor "Delete als admin" of de organisator kan de meeting annuleren via uitnodiging in Outlook zoals iedere andere meeting.