Werk je met één telefoonnummer waar je op bereikbaar bent en heb je meerdere afdelingen en wil je graag dat je inkomende oproepen direct bij de juiste afdeling terechtkomen? Dan is een keuzemenu een hele mooie oplossing. In het keuzemenu kun je zoveel opties toevoegen als je zelf wil, maar we adviseren om het zo kort en bondig mogelijk te houden.
Voordat je begint is het aan te raden om alvast goed na te hebben gedacht hoe je graag je keuzemenu eruit wil hebben zien. Hou er rekening mee dat de beller het over het algemeen niet prettig vind wanneer hij/zij een heel lang keuzemenu moet doorlopen. Beperk je keuzes dus zo veel mogelijk.
Het welkomstbericht
Je keuzemenu start met een welkomstbericht. Het is altijd goed om in het welkomstbericht aan de beller uit te leggen wat er gebeurd.
Bijvoorbeeld:
Welkom bij RealConnections. Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn volgt hier een keuzemenu. U kunt meteen uw keuze maken. Belt u voor de afdeling sales: toets 1. Belt u voor de afdeling support: toets 2. voor overige vragen toets 3.
Een keuzemenu instellen
Om een keuzemenu in te stellen log je in op Freedom om daar vervolgens in de paarse balk naar 'Beheer' te gaan. Vervolgens kies je bij geavanceerde opties voor de tegel 'Keuzemenu'. Je komt dan in het volgende scherm:
Hier geef je je keuzemenu een naam en voeg je er eventueel nog een beschrijving aan toe. Bij 'timeout' geef je aan hoeveel seconden de beller de tijd heeft om een keuze te maken. 10 seconden is hiervoor lang genoeg. Het 'aantal pogingen' wil zeggen dat de beller 3 pogingen mag wagen om een juiste keuze in te voeren.
Bij 'begin bericht' kun je het hierboven besproken welkomstbericht toevoegen. Je kunt ook een fout bericht toevoegen, dit krijgt de beller te horen wanneer hij of zij een ongeldige keuze heeft ingevoerd. Wanneer iemand te lang gewacht heeft met een keuze maken kun je een 'timeout bericht' af laten spelen.
Als je alle velden hebt ingevuld kun je de instellingen opslaan.
Je keuzemenu in het belplan
Om het keuzemenu in werking te stellen moet het nog toegevoegd worden aan het belplan.
Hiervoor ga je in de paarse balk naar belplan en klik je op het telefoonnummer waar je het keuzemenu aan toe wil voegen of je voegt een nieuw belplan toe wanneer het belplan nog niet gemaakt is.
Je selecteert als stap het 'keuzemenu'. Vervolgens kun je aangeven welk cijfer de beller moet toetsen. We beginnen in bovenstaand voorbeeld met optie 1. Wanneer de beller optie 1 kiest gaat het gesprek naar een belgroep waar alle VoIP toestellen inzitten. De beschikbare toestellen in de belgroep gaan 30 seconden over. Is iedereen bezet of wordt er niet opgenomen binnen 30 seconden dan gaat het gesprek naar de voicemail.
Daarna komt optie 2. Wanneer de beller voor optie 2 kiest komt het gesprek binnen op het toestel met VoIP account 202. Is dit toestel niet bereikbaar dan gaat het gesprek naar de voicemail. Je ziet ook de optie overig/mislukt staan. Wanneer er geen keuze wordt gemaakt of een verkeerde keuze wordt gemaakt wordt er een 'jump' gemaakt naar stap 1 van het belplan, kortom: hij begint weer opnieuw.
Je kunt onder de opties ook nog een nieuw keuzemenu zetten, herhaal dan de de eerste stappen en voeg het extra keuzemenu toe bij de gewenste stap dus bijvoorbeeld bij stap 1.1.