Wanneer alle medewerkers bezet zijn en je graag wil dat de beller kan wachten op de eerstvolgende vrije medewerker dan kun je gebruik maken van een wachtrij.
De wachtrij aanmaken
Om een wachtrij aan te maken log je in op Freedom. Daar ga je in de paarse balk naar 'Beheer' en vervolgens kies je bij 'geavanceerde instellingen' voor 'wachtrij'. Je klikt op toevoegen en het volgende scherm komt tevoorschijn.
Bovenstaand scherm geeft de instellingen van de wachtrij weer. Je kunt hierbij de wachtrij een naam en beschrijving geven. Vervolgens ga je naar de Wachtrij Instellingen. Hier geef je de 'maximale wachttijd'. Let erop dat deze in seconden is weergegeven. Bij 600 seconden staat iemand maximaal 10 minuten in de wacht. De 'maximale wachtrijgrootte' is het maximaal aantal bellers wat in de wachtrij mag staan. Bij 'melding gebaseerd op' kun je kiezen uit het aantal bellers in de wachtrij of de verwachte wachttijd. We adviseren om het aantal bellers in de wachtrij hier te kiezen, dan schep je geen verwachtingen qua tijd bij de klant. Daarnaast kun je er nog voor kiezen of je een Nederlandse vrouw of een Engelse vrouw de melding wil horen zeggen.
Bij meldingen algemeen kun je zelf berichten uploaden.
Voorbeeld startbericht: op dit moment zijn al onze medewerkers in gesprek, u wordt zo spoedig mogelijk geholpen.
Voorbeeld wachttijd overschrijding: Op dit moment is het erg druk, u staat momenteel te lang in de wacht. Probeer het later nogmaals.
Voorbeeld wachtrij vol bericht: Op dit moment is het erg druk en zijn er te veel wachtenden voor u. Excuses voor het ongemak. Probeert u het later nogmaals.
Bij de geavanceerde instellingen kun je nog aangeven of je gebruik wil maken van een afhandeltijd. Dat wil zeggen dat je nadat je een gesprek hebt opgehangen nog een X aantal seconden hebt voordat het volgende gesprek uit de wachtrij bij je binnenkomt. Zo kun je bijvoorbeeld nog even een aantekening maken.
De wachtrij in het belplan
Nadat je de wachtrij hebt aangemaakt moet deze nog toegevoegd worden aan het belplan. Hoe dat eruit ziet, zie je hieronder:
De wachtrij kun je toevoegen in het belplan. Let hierbij op de volgende zaken:
- Je kunt een wachtrij alleen koppelen aan een belgroep met VoIP telefoons. Het werkt niet met een doorschakeling naar een extern nummer. Let op: een wachtrij werkt over het algemeen niet met een doorschakeling naar mobiele telefoon(s).
- Je VoIP telefoons moeten zo zijn ingesteld dat ze maar één gelijktijdige lijn kunnen behandelen. Staat ‘Call Waiting’ geactiveerd in de instellingen van een VoIP-telefoon, dan komt een tweede oproep binnen op het toestel en wordt dan niet in de wachtrij geplaatst.
- Je kunt je wachtenden muziek laten horen in de wachtrij. Kijk hiervoor bij wachtmuziek.
Zoals hierboven is ingesteld wordt na de wachtrij een belgroep met alle VoIP toestellen aangeroepen. Is de wachttijd vol of verlopen dan gaat de oproep naar de voicemail.