Conference, ook wel Telefonisch vergaderen genoemd is een module in Freedom waarmee je zowel intern als extern een telefonische vergadering kunt houden.
Hoe werkt het?
Deelnemers bellen op een afgesproken tijdstip naar het conference-telefoonnummer, daar voeren ze een pincode in die ze hebben meegekregen bij de uitnodiging die je verstuurt voor de telefonische vergadering. Wanneer iedereen is ingebeld kun je je vergadering starten.
- Je hebt allereerst een beschikbaar telefoonnummer nodig in Freedom. Mocht je geen nummer meer beschikbaar hebben, dan lees je hier hoe je een extra telefoonnummer aanmaakt.
- Daarnaast heb je de module 'Conference' nodig. Deze maak je aan door in de paarse balk naar 'Beheer' te gaan en onder 'Geavanceerde opties' voor de tegel 'Conference' te kiezen.
Je komt dan in onderstaand scherm terecht:
Bij 'Extensie' vul je het interne nummer van de conference call in. Gebruikers die via een VoIP-account bellen kunnen intern dan bellen naar 601 om aan de vergadering deel te nemen. Bij 'Beschrijving' kun je een mooie naam voor de Conference invoeren. Daarna vul je een 'Admin wachtwoord' in. Met dat wachtwoord kan alleen jij als beheerder de conference call inkomen. Het 'Gebruikers wachtwoord' is het wachtwoord wat je aan de gasten van de conference call geeft waarmee ze kunnen inbellen. Bij 'Bericht-instellingen' kun je nog kiezen voor Nederlandse of Engelse vrouw. Het bericht wat je te horen krijgt wanneer je inbelt is namelijk de vraag om het wachtwoord in te voeren. Vervolgens klik je op opslaan en je Conference is aangemaakt.
Wat je daarna nog moet doen is bij het telefoonnummer wat je beschikbaar hebt voor je conference calls een belplan maken. In het belplan voeg je vervolgens de juiste conference toe. Dat zie je in onderstaande afbeeldingen.
Vervolgens selecteer je de juiste Conference. Je kunt namelijk zoveel conferences aanmaken als je zelf wil.
Een telefonische vergadering starten
Om een telefonische vergadering te starten bel je naar het telefoonnummer waaraan je de Conference hebt toegevoegd. Je voert het wachtwoord in. Als je de eerste bent in de vergadering dan hoor je een wachttoon. Wanneer andere personen de vergadering binnenkomen hoor je een bliep geluidje. Verlaat iemand de vergadering dan hoor jee een ander bliep geluidje.
Veel vergaderplezier!