Wanneer je de rechten hebt om een e-mail handtekening toe te voegen in BetterCloud kun je via onderstaande stappen een handtekening toevoegen.
Eerst ga je naar je G Suite omgeving. Rechtsbovenin zie je de tegeltjes. Wanneer je daar op klikt kom je in het menu van je Google Apps. De kans is groot dat je daar nog even op 'meer' moet klikken.
Zodra je op meer hebt geklikt kom je de tegel "BetterCloud" tegen. Daar klik je op en log je in.
Als Admin voor handtekeningen kom je in het volgende scherm van BetterCloud terecht:
Links boven, naast het BetterCloud logo klik je op 'Tools´ en vervolgens op 'Signatures' zoals je op onderstaande afbeelding ziet.
Daarna kom je op onderstaand scherm. Zoals je ziet kun je een Handtekening ontwerpen, of een Handtekening beleid creëren. Om een handtekening te maken klik je op 'Get Started.'
Je komt eerst in de setup voor de handtekening. Je kunt kiezen uit een bestaand template, of juist helemaal overnieuw beginnen. In dit voorbeeld zijn we overnieuw begonnen. Je kunt contactvelden toevoegen. Bij 'Vitals' kun je bijvoorbeeld voor- en achternaam en de functie toevoegen. Bij 'Contact info' kun je dan adres, e-mailadres en telefoonnummer toevoegen. Net hoe je dat zelf graag wil. Je kunt de tekst opmaken en ook een logo toevoegen door op het schilderijtje schuin boven 'source' te klikken. Bij 'Save as a Template' kun je je nieuwe template opslaan.
Wanneer je je logo toe wil voegen kom je in het volgende scherm terecht. Daar vul je de URL (het webadres van de afbeelding) in. Je kunt hem nog mooi plaatsen of juist vergroten of verkleinen. Wanneer je klaar bent druk je op Ok.
In de template kun je als je klaar bent met ontwerpen vervolgens op 'continue' klikken om naar de volgende pagina te gaan:
Hier kun je een persoon of een groep de handtekening toewijzen. In dit geval is ervoor gekozen om Henk-Jan de handtekening te laten gebruiken. Wanneer je klaar bent met selecteren klik je op 'Continue' en je komt in de derde stap terecht.
Hier krijg je een preview van de handtekening te zien en de geselecteerde gebruikers. Vervolgens kun je de handtekening nog inplannen voor bepaalde data. Daarvoor klik je op 'Schedule & Apply'.
In de 'Schedule Policy' kun je vervolgens je beleid instellen. Je geeft je 'policy' een naam. Je kunt aangeven wanneer deze handtekening naar voren moet komen. Elke week, elke maand of bijvoorbeeld elk jaar. Je kunt ook aangeven wanneer je wil dat deze handtekening ingaat. Wanneer je klikt voor 'Run Now & Save Schedule' kun je de handtekening opslaan. Je gebruikers waar je de handtekening aan hebt toegewezen zal in Gmail de handtekening terug zien.
Op dit moment wordt de handtekening alleen toegepast wanneer je email stuurt vanuit de browser. Vanaf je mobile device niet. Daar zul je handmatig je handtekening op moeten instellen.