Heb je documenten die je vaak gebruikt om te laten ondertekenen? Zoals een standaard contract? Dan kun je gemakkelijk gebruik maken van sjablonen (templates) in DocuSign. In dit artikel wordt stap voor stap uitgelegd hoe je een sjabloon aanmaakt en gebruikt.
Klaar voor de start:
In de blauwe balk in DocuSign kies je voor 'Sjablonen'(templates). Daar kun je vervolgens ervoor kiezen om een nieuw sjabloon (new template) te maken.
Je klikt op nieuw om een nieuw sjabloon (new template) aan te maken en je komt in het volgende scherm:
Hier geef je het sjabloon een naam (name) en een beschrijving (description) mee. Vervolgens kun je een document toevoegen (add document) (bijv. een standaard formulier wat je al op je computer hebt staan). Je kunt dit bestand uploaden vanuit te computer of helemaal hip uit de cloud halen (bijvoorbeeld vanaf Google Drive).
Wanneer je een stukje naar beneden scrolt kun je zoals in de afbeelding hierboven ontvangers toevoegen (add recipients). Je kunt per ontvanger aangeven of deze moet ondertekenen (need to sign) of zoals hier bij de tweede ontvanger alleen een cc kopie ontvangt (receives a copy). Rechts boven de ontvangersblokjes staat ook nog 'ondertekeningsvolgorde' (signing order). Hier kun je aangeven wie als eerst en wie als laatste het contract moet tekenen voordat het document voltooid is. Daarnaast kun je onder het kopje 'meer' (more) per ontvanger ook nog aangeven of je een toegangsverificatie (add access authentication) of een privébericht (private message) wil toevoegen.
Je kunt ook nog een standaardbericht instellen wat je met de mail die je verstuurd mee zend zoals hierboven.
Daarnaast kun je in dat bericht in het onderwerp (subject) nog automatisch de naam van de ontvanger (name recipient) toe laten voegen.
Wanneer alles is ingevuld klik je rechts bovenin op volgende en je komt in het scherm terecht waar je de vakken voor je handtekening (signature) kunt plaatsen. Onderstaande afbeelding geeft weer wat je kunt toevoegen aan het document.
Hier zijn de ondertekeningsdatum (date signed), volledige naam (name) en een vakje om te ondertekenen (sign) toegevoegd.
Je ziet verschillende kleuren. Elk persoon die moet ondertekenen heeft zijn eigen kleur. Je kunt dit altijd rechtsboven aanpassen.
Wanneer je alles hebt toegevoegd kun je het sjabloon opslaan en afsluiten. Je kunt daarna weer naar sjablonen gaan en daar kun je je sjabloon weer terugvinden. Door op de naam van het sjabloon te klikken kom je op een pagina waar je deze weer kunt aanpassen (edit template), verplaatsen (move template) of juist delen (share template).
Om het sjabloon te gebruiken kies je voor gebruiken (use template) waarna je in het volgende scherm komt:
Je ziet nog éénmaal de ontvangers (recipients) staan en het bericht (dit kun je hier nog aanpassen).
Als je klaar bent klik je op verzenden (send).