G Suite Drive - Audit in BetterCloud

In Google Drive staan alle bestanden die eigendom zijn van je domein. Daaronder vallen: documenten, spreadsheets, presentaties en andere bestandstypen. Voor de veiligheid van de gegevens van je domein is het belangrijk om te controleren hoe de items in de Drive worden gedeeld met andere gebruikers (zowel intern als extern) en wat het niveau van blootstelling aan de rest van de wereld is.

Met behulp van BetterCloud, kunnen admins een duik nemen in Google Drive gegevens. Met verschillende handige filters kun je documenten bekijken die gemaakt zijn buiten het domein en gedeeld zijn met gebruikers binnen je omgeving, en beleidsresultaten bekijken. Admins kunnen document eigendom overdragen en toegang toevoegen of verwijderen per medewerker op afzonderlijke documenten, maar ook op honderden documenten tegelijk. Alle zoekopdrachten en acties worden opgenomen in de controlelogboeken.

Drive Audit

The Drive Audit sectie van BetterCloud is een tool die het mogelijk maakt om te zoeken en te filteren binnen elk document van je domein in Google Drive.

1. Filter je zoekopdracht door meerdere criteria:

  • Eigendom van Gebruiker - Hiermee kun je de filteren om alleen items die eigendom zijn van een bepaalde gebruiker weer te geven
  • Eigendom van Org Unit (organisatie afdeling) - Hiermee kun je filteren om alleen items die eigendom zijn van een bepaalde organisatie-eenheid te tonen
  • Documentnaam - Hiermee kun je filteren op basis van een titel 
  • Gedeeld met - Hiermee kun je filteren om alleen items die worden gedeeld met een bepaalde e-mail of een bepaald domein weer te geven
  • Gedeeld met - Hiermee kun je filteren om alleen items weer te geven die op een bepaald niveau gedeeld zijn (openbaar, openbaar met een link, extern, alleen domein, alleen domein met link, privé)
  • Laatste bewerkt - Hiermee kun je filteren dat alleen artikelen die zijn bewerkt binnen een bepaald tijdsbestek weergegeven worden (<1 maand 1-3 maand 3-6 maanden> 6 maanden)
  • Bestandsextensie- Hiermee kun je instellen om alleen items te filteren met een bepaalde extensie (.exe, .pdf, .jpg, .txt, enz.)
  • Misbruik - Hiermee kun je filteren om alleen de items weer te geven die een Sharing Policy hebben geschonden. Je kunt daarbij ook uitzonderingen maken, wanneer bijvoorbeeld de policy 'delen met externen' is geschonden en dit voor dit document wel toegestaan moet worden. 
  • Beleid / Audit Naam - Hiermee kun je filteren om alleen items die horen bij een specifiek beleid weer laten geven

2. Documenttitel, eigenaar, grootte, aantal kijkers, datum van laatste update, status bekijken:

  •  Openbaar - iedereen ter wereld vindt dit document op elk gewenst moment.
  •  Openbaar met een link - iedereen ter wereld kan dit document bekijken, zolang ze een link hebben ontvangen. Zonder link is het document ook niet vindbaar
  • Extern - partijen buiten je domein kunnen als kijkers worden toegevoegd door een bestaande eigenaar of de medewerker en vervolgens het document kunt bekijken. Deze externe partijen mogen het document niet bewerken, tenzij ze door de eigenaar als medewerker worden toegevoegd
  • Alleen domein - iedereen binnen je domein, kan het document bekijken, niemand buiten het domein kan het document bekijken.
  •  Alleen domein met link - iedereen binnen je domein die een link van het document heeft ontvangen kan bekijken. Niemand buiten het domein kan het document bekijken, zelfs niet met link
  • Privé- niemand behalve degene(n) die rechtstreeks zijn toegevoegd door de eigenaar van het document kan het document bekijken.
  •  Gemarkeerd als misbruik- een document waarbij iemand de regels van het delen heeft overtreden.
  •  Gemarkeerd als uitzondering- een document wat een regel met betrekking tot het delen schendt, maar waarop een uitzondering is gemaakt.
  • Gewijzigd door beleid - het document heeft een regel voor het delen overtreden maar werd automatisch gecorrigeerd door de instellingen van het beleid.
  •  Gevraagd om een uitzondering te maken - de gebruiker wil een document delen maar volgens de regels is dit niet toegestaan. De gebruiker vraagt om een uitzondering te maken.
  • Gemarkeerd voor beoordeling - een document wat buiten het beleid valt en wat beoordeeld moet worden om te zien of deze naar de status 'gemarkeerd als uitzondering' mag.
  •  Gedeeld met een groep - het document wordt gedeeld met een specifieke groep om alleen weer te geven.

3. Drive exporteren naar een spreadsheet

Een spreadsheet zal worden weergegeven in je Google Drive-account en deze kun je dan bekijken. Wat je kunt zien is: de aanmaakdatum, de titel, het e-mailadres van de eigenaar, foto's van de eigenaar, organisatie eenheid, de documentgrootte, het resource-ID (identificatiecode specifiek voor dat item), het type document, datum laatst bewerkt, datum laatst bekeken en op welk niveau het document gedeeld is binnen het domein.

4. Machtigingen bewerken

Bewerken van machtigingen en wijzigen van eigenaren - Eigenaren van documenten hebben de mogelijkheid om medewerkers toe te voegen aan een document (en kijkers, als het document privé is). 
Opmerking: Als je een map van eigenaar wil overdragen, let er dan op dat de afzonderlijke bestanden ook over worden gedragen.

Toevoegen/verwijderen medewerkers - medewerkers kunnen de inhoud van een document zien, terwijl een kijker (view only) alleen de inhoud mag zien. Medewerkers kunnen alleen andere medewerkers toegang geven tot het document wanneer ze zelf eigenaar zijn

5. Uitzonderingen beheren en meldingen instellen voor de regels die binnen de organisatie gebruikt worden om bestanden te delen

6. Markeer een misbruik melding als gelezen of ongelezen

bcdrive.png

Individuele documenten bekijken
Door op de titel van het document te klikken kun je navigeren daar de profielpagina van het individuele document. Hiermee kun je veel details over het document zien.(Google Apps > Drive > Audit > "naam van het document")

Vanaf deze pagina kun je:

1. Het document bekijken en bewerken

2. De instellingen voor het delen van het document bekijken/bewerken:

  •  Openbaar
  •  Openbaar met een link
  •  Extern
  •  Alleen domein
  •  Alleen domein met een link
  •  Privé

3. Inzien wanneer het document voor het laatst is gewijzigd en over het document een regel overschrijdt.

4. De audit-geschiedenis van het document bekijken. Hierin kun je zien welke wijzigingen zijn aangebracht, wanneer dat gebeurd is en door wie. Daarnaast zie je ook de wat de wijziging precies is geweest 

bcdriv.png

 

(Let erop dat een nieuwe regel of een aanpassing in een regel na maximaal 30 minuten is doorgevoerd)


Tóch niet helemaal opgelost, of andere vragen?

Neem contact met ons op!