Met de e-mail delegatie tool kun je gemakkelijk het Postvak IN van een gebruiker overdragen aan een andere gebruiker. Bijvoorbeeld wanneer je de inbox van John Doe naar de gebruiker Jane Deer delegeert, heeft Jane volledige toegang tot de inbox van John Doe vanuit haar eigen account. In BetterCloud kun je delegaties aanzetten en is geen bevestiging van de gebruiker nodig. John Doe krijgt dus geen notificatie wanneer Jane Deer toegang heeft tot zijn inbox.
Inbox delegeren
- Selecteer een actieve gebruiker van de automatische suggesties om gemachtigd te worden (typ hierbij niet het e-mailadres in maar de naam van de gebruiker)
- Selecteer een actieve gebruiker van wie de inbox zal worden benaderd.
- Klik op 'add pairing'.Vervolgens kun je wanneer je meerdere koppelingen wil maken de bovenstaande stappen herhalen. Alles toegevoegd? Klik dan op 'Apply' now
Delegatie verwijderen
- Om een enkele koppeling klik je op het rode kruis wat onder 'actions' staat
- Om meerdere koppelingen tegelijk te verwijderen vink je de hokjes aan van de koppelingen die je wil verwijderen. Vervolgens klik je op de 'delete delegates´knop.
Zoeken naar een koppeling
Gebruik de zoekbalk om delegaties te zoeken. Alleen de delegaties met die betreffende gebruiker worden dan weergegeven. 
E-mail delegaties terugzien in Gmail
Het duurt maximaal een uur voordat de delegatie in je mail terug te zien is. Vernieuw hiervoor je browser en klik op je naam in de rechterbovenhoek om te zien tot welke postvakken je toegang hebt.
- In dit scenario heeft Eli toegang tot Sarah's postvak.
- In dit scenario kan Sarah zien dat Eli heeft toegang tot haar inbox.
- Sarah kan de delegatie ook verwijderen of handmatig een ander account toevoegen.
Belangrijk / Vereisten
Elke gebruiker kan delegaties vanuit Gmail weer verwijderen. Klik op het tandwielicoontje in de rechterbovenhoek van je Gmail en klik op Instellingen → Accounts en zoeken naar 'Grant access to your account'
- In de beheerconsole, moeten G-mail worden vermeld als "On for everyone"
admin.google.com → Applicaties → G Suite → G-mail:
- Om een succesvolle delegatie aan te maken moet je ervoor zorgen dat:
- Beide gebruikers ACTIEF zijn(niet geschorst of verwijderd.) Als je onlangs een gebruiker hebt hersteld, kan er een vertraging van maximaal een uur zijn, voordat je de inbox kunt delegeren.
- Elke nieuw aangemaakte gebruiker is tenminste één keer ingelogd bij zijn/haar Google account en heeft de gebruikersvoorwaarden geaccepteerd.
- 'Laat gebruikers te machtigen voor toegang tot hun postvak anderen in het domein' is ingeschakeld in de beheerconsole. Deze is te vinden door te navigeren naar https://admin.google.com → Applicaties → G Suite → Gmail → Gebruikersinstellingen.
- De gebruiker heeft 'Vraag om wachtwoord wijzigen bij volgende teken in' uitgevinkt staan. Dit kun je vinden door bij de gebruiker in het beheerconsole te gaan naar https://admin.google.com → Gebruikers → Account → Wachtwoord.
- Wanneer een delegatie pairing oorspronkelijk is toegevoegd in Gmail via een uitnodiging, maar die uitnodiging is niet 'geaccepteerd' of 'afgewezen', moet je de uitnodiging hiervan eerst annuleren en daarna een delegatie aanmaken in BetterCloud
- Inbox van een gebruiker kan worden gedelegeerd aan maximaal 25 gebruikers.
- Bij een dubbele koppeling gaat de delegatie niet goed.
- Deze functie is niet beschikbaar in de oude gratis versie van Google Apps.