Zoveel dingen om aan te denken wanneer een collega uit dienst gaat. Om het allemaal wat makkelijker te maken heeft BetterCloud een Deprovisioning tool. Deze doorloop je wanneer een collega uit dienst gaat en alles is door middel van het lopen van een stappenplan geregeld. Het helpt je om belangrijke onderdelen van het proces zoals wachtwoorden, email delegatie, eigendommen, groepslidmaatschappen en een persoonlijke checklist te controleren.
In Google is het tot nu toe niet makkelijk geweest om georganiseerde processen zoals offboarding te organiseren. Met dit makkelijke stappenplan ben je klaar in no-time.
Wanneer je dit stappenplan volgt, doorloop je alle acties die genomen moeten worden voordat je een gebruiker ook daadwerkelijk gaat verwijderen. Je vindt deze tool onder: 'Tools' en dan 'Deprovisioning'
Stap 1: Wie ga je offboarden?
Wanneer je 'Deprovision User' hebt aangeklikt kom je in een scherm waar je een naam moet ingeven, dus degene die je wil offboarden.
Stap 2: Begin het Offboard proces
Na het ingeven van de naam kom je in het scherm waarmee het offboard proces van start gaat.
Stap 3: Voeg degene toe die toezicht gaat houden op het account
De toezichthouder is degene die eigenaar wordt van alles wat op naam stond van de collega die uit dienst gaat. Je kunt ook een gebruiker kiezen die email updates ontvangt van het offboard proces.
Stap 4: Zichtbaarheid account
Wil je dat deze gebruiker in de mappen verborgen wordt zodat andere gebruikers de contactgegevens niet zien?
Stap 5: Wachtwoord aanpassen
Wil je het wachtwoord van de gebruiker resetten zodat deze niet meer kan inloggen op zijn/haar account?
Stap 6: Auto Reply
Wil je een auto reply instellen welke verstuurd wordt wanneer naar het emailadres van de gebruiker wordt gemaild? Zo kun je laten weten dat de gebruiker niet meer in dienst is.
Stap 7: Email Delegatie
Onder het 'Auto reply' tabje vind je de 'Email Delegatie'. Hiermee kun je instellen dat een andere gebruiker toegang krijgt tot de mailbox van degene die uit dienst gaat.
Stap 8: Drive, Sites, Agenda, en Apps
Bij dit kopje kun je het eigenaarschap van de Drive, Sites, Agenda's en andere apps omzetten naar een andere gebruiker. Je kunt dit per onderdeel aangeven.
Stap 9: Overzetten eigenaar van een groep of lid van een groep
In deze stap kun je het eigenaarschap en/of lidmaatschap van een groep overzetten naar andere gebruikers.
Stap 10: Mijn Checklist
Om helemaal niets meer te vergeten kun je hiermee nog een extra checklist toevoegen, zoals inname van de laptop. Deze stap kun je naar eigen wens inrichten.
Stap 11: Archiveren
Je krijgt de mogelijkheid om het account van de gebruiker te archiveren. Dit gebeurd met een gratis externe tool die 'Google Takeout' heeft. Je kunt ook zelf een tool aanschaffen zoals 'Google Vault'.
Stap 12: Opschorten
In deze stap kun je het account van de gebruiker opschorten of het nog een tijdje actief houden.
Let op: voordat je dit doet moet je wachten totdat alle transfers van eigenaarschap van de Docs, Sites, Agenda's en groepen is voltooid. Anders worden de transfers niet voltooid.
Stap 13: Afronden
Hier kun je nog eens een overzicht bekeken van alle voorgaande stappen die je in het offboardingproces hebt doorlopen. Daarnaast kun je hier de gebruiker verwijderen of een agenda reminder instellen voor jezelf wanneer je de gebruiker wel wil verwijderen.
