Elke Polycom toestel bevat haar eigen telefoonboek/contactpersonen directory. De contactpersonen dienen handmatig in het toestel ingevoerd te worden. Dit kan via de menustructuur op het toestel zelf, of via de webinterface van het toestel. Omdat het via de webinterface een stuk eenvoudiger is om dit uit te voeren volgt hier enkel de uitleg om via de webbrowser contactpersonen toe te voegen.
Afhankelijk van de nummerconventie zal een 'Contact Address' van een Voys gebruiker (intern nummer) er als volgt uit komen te zien sip:internnummer@195.35.114.103
Traceer op het telefoontoestel het ip-adres van de telefoon. Dit doe je door te drukken op Menu, Status, Netwerk, TCP/IP parameters. Voer het ip-adres in je webbrowser(voorkeur Firefox, anders worden niet alle velden correct weergegeven). Default admin password van Polycom telefoon is '456'. Voer 456 is, of het wachtwoord dat door de beheerder is ingesteld.
Klik bovenaan de pagina op Utilities gevolgd door Line Key Configuration. Op de geopende pagina klik op Add Line Key Function.